Ordenamiento Tablas

Ordenamiento Tablas

Cómo definir el ordenamiento en una consulta

Vimos que la consulta creada en base a un filtro, heredó las condiciones de ordenamiento que se le habían definido a dicho filtro, pero si tuviéramos que agregar, modificar, o eliminar un criterio de ordenamiento, pulsaremos en la casilla Orden, de la columna correspondiente, para abrir la lista de opciones: Ascendente, Descendente o Sin ordenar.

Cómo ordenar por dos o más campos

Podría darse la situación de que necesitáramos ordenar una consulta según los datos de dos o más campos. Tal sería el caso, por ejemplo, de una consulta de ítems de una factura (los distintos artículos vendidos bajo un mismo número de factura); aquí seguramente tendremos un campo que contiene el número de la factura, y otro que determina la posición relativa de ítem para esa factura: Factura 00000596 ítem 01, Factura 00000596 ítem 02, etc., o bien el código del artículo.

Tendremos entonces que ordenar primeramente por el número de la factura y, para que aparezca todo perfectamente ordenado, debemos activar el orden también para la columna de los ítems. De este modo, siempre tendremos juntos a todos los registros correspondientes a una misma factura y ordenados por el número de ítem.

Esto ocurrirá siempre y cuando la columna del número de factura se encuentre a la izquier-da de la de ítems (no es necesario que sean contiguas) ya que, como vimos, Access ordena siempre teniendo en cuenta la posición relativa de las columnas de izquierda a derecha.

Qué hacer cuando los campos no se presentan en el orden requerido

Si estuviera a la izquierda el número de ítem (o el artículo) y a la derecha el número de fac-tura, no podríamos lograr el orden explicado. Sabemos que el cambiar el orden de las columnas no alterará los resultados de la tabla dinámica pero si, por alguna razón, no pudiéramos invertir el orden de las columnas, haremos los siguiente:

1. Creamos un nuevo campo con el número de ítem, pulsando doble clic sobre ese campo en la tabla, agregamos a la consulta una última columna (repetida) con el número de Ítem.

2. Desactivamos la casilla Mostrar de la nueva columna.

3. Seleccionamos la opción Ascendente en la fila Ordenar en la columna del número de factura y en la de ítem.

Así quedarán indicadas con ordenamiento ascendente las columnas número de factura e ítem en la posición correcta (factura a la izquierda e ítem a la derecha), con lo que conseguiremos el ordenamiento deseado.

Como hemos dicho, la hoja dinámica es un elemento virtual, y por lo tanto esta nueva co-lumna no ocupará un espacio considerable.


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