Consiste en describir por escrito a nivel técnico los procedimientos relacionados con el programa y su modo de uso. También se debe documentar el programa para que sea más entendible.
¿Para quiénes son la documentación? - Usuarios (Digitadores) - Operadores - -Programadores - Analistas de sistemas
Documentos que se elaboran: Manual de Usuario y Manual del Analista. A los usuarios se les elabora un manual de referencia para que aprendan a utilizar el programa. Esto se hace a través de capacitaciones y revisión de la documentación del manual de usuario. El manual del usuario no está escrito a nivel técnico sino al de los distintos usuarios previstos y explica en detalle cómo usar el programa: descripción de las tareas que realiza el programa, instrucciones necesarias para su instalación puesta en marcha y funcionamiento, recomendaciones de uso, menús de opciones, método de entrada y salida de datos, mensajes de error, recuperación de errores, etc. A los operadores por si se presentan mensajes de error, sepan cómo responder a ellos. Además que se encargan de darle soporte técnico al programa. A los programadores a través del manual del analista para que recuerden aspectos de la elaboración del programa o en caso que otras personas puedan actualizarlo o modificarlo (darle mantenimiento) y no son necesariamente las personas que lo diseñaron. Es por ello, que la documentación debe contener algoritmos y flujogramas de los diferentes módulos que lo constituyen y las relaciones que se establecen entre ellos; listados del programa, corridas, descripción de variables que se emplean en cada módulo, cuáles son comunes a diferentes módulos y cuáles locales; descripción de los ficheros de cada módulo y todo lo que sea de importancia para un programador. A los analistas de sistemas que son las personas que deberán proporcionar toda la información al programador. Estos se encargan de hacer una investigación previa de cómo realizar el programa y documentar con las herramientas necesarias para que el programador pueda desarrollar el sistema en algún lenguaje de programación adecuado.