Creacion De Tablas

Creacion De Tablas

Introducción

Tras la creación de la base de datos el siguiente paso que se debe realizar es la creación de la tabla, o tablas, que almacenarán la información (los datos de los clientes, de los pedidos, de los socios, de las películas, de los artículos…).

Esta información será la que gestionen todos los demás objetos de la base de datos (consultas, formularios, etc.), por lo que es muy importante planificar bien la estructura que van a tener los datos (como van a estar dispuestos en la tabla, de que naturaleza o tipo va a ser cada uno, en que orden estarán colocados, etc…), con el fin de poder dar respuesta a todas las cuestiones que se puedan plantear sobre el manejo de dicha información.

Por esto, para diseñar una tabla, es preciso valorar todos los objetos de la base de datos en su conjunto: Que información vamos a utilizar mas, que consultas vamos a realizar sobre esos datos con frecuencia, de que forma nos gustaría ver salir los datos de las tablas por impresora (informes), como desearíamos acceder a los datos por pantalla, bajo que distribución y diseño (formularios)… Esas reflexiones previas son fundamentales a la hora de planificar y diseñar los contenidos de nuestra base de datos y desde luego para el correcto y óptimo diseño de nuestras tablas, es decir de las estructuras básicas de información en cualquier sistema de gestión de bases de datos. La información no se guarda en los formularios, ni en las consultas, ni en los informes. La información se guarda en esas estructuras ordenadas llamadas TABLAS.

De todo lo anterior se deduce que un paso previo e importante antes de crear una base de datos es el ANÁLISIS de la misma con el fin de establecer la estructura más adecuada.

Crear una tabla Conocida la gran importancia de las tablas, los pasos a seguir en la creación de una tabla son:

Hacer clic sobre el botón del lateral izquierdo de la base de datos llamado Tablas, para en primer lugar, posicionarnos en el panel de Tablas. En él veremos a medida que las vayamos creando, todas las tablas que tengamos en la base de datos actual.

Hacer clic sobre el botón Nuevo, situado debajo de la barra de título. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

Este cuadro presenta distintas posibilidades para crear una tabla. Se puede crear de forma guiada a través del Asistente para tablas (conjunto de paneles en los que respondiendo a preguntas sencillas se guía al usuario de cara a crear una tabla). También se puede crear directamente introduciendo datos sin definir previamente los campos (como si de una hoja de cálculo se tratase). Otra forma es mediante Vista Hoja de datos. Pero también se pueden definir los campos con todas sus características, en Vista Diseño. Es posible crear, además, una tabla a partir de datos provenientes de otros programas: Importar tabla y Vincular tabla. La elección en la que el usuario tiene mas control sobre la tabla que define es sin duda, Vista diseño.

Seleccionar la opción Vista diseño. De este modo se va a crear una tabla definiendo todos los campos así como todas las características de los mismos. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Se visualizará la ventana de diseño, tal y como muestra la figura siguiente:

En la parte superior de esta ventana aparece una cuadrícula en la cual, en cada fila definiremos un campo, en la parte inferior izquierda de la misma se muestran las propiedades del campo en el que se encuentra el cursor y en la parte inferior derecha en texto de color azul una breve explicación de la propiedad que se está editando. Situar el cursor bajo la columna Nombre del campo, teclear el nombre correspondiente al primer campo y a continuación pulsar la tecla Intro o Tabulador para situar el cursor en la siguiente columna. El nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres de longitud, espacios en blanco incluidos aunque se recomiendan nombres representativos, cortos, y sin espacios ni caracteres especiales. Por ejemplo: CODIGO, NOMBRE, NOM, NUMCLI (número de cliente), DESCRI, NPCON (nombre de la persona de contacto en la empresa), EDAD, SALDO… Al situar el cursor en la segunda columna, Tipo de datos, se observa como aparece a la derecha de la misma un recuadro con triangulito negro para desplegar (siempre que en una casilla o panel encontremos este triangulito, desplegaremos, haciendo clic en él para ver las opciones que se proponen para ese lugar). Haciendo clic en el triangulito y seleccionando de la lista desplegable que aparece, elegiremos el tipo de dato que se almacenará en el campo que se está definiendo. Los distintos tipos de datos y en consecuencia de campos se explicarán posteriormente. Establecer en la columna Descripción, un texto aclaratorio que identifique al campo. Esta descripción no es obligatoria pero puede ayudar a identificar el campo, apareciendo en la barra de estado cuando se introduzcan o modifiquen datos en dicho campo. Pulsar la tecla F6 o situar el cursor sobre el cuadro inferior de Propiedades del campo, para establecer las propiedades correspondientes al campo que se está creando. Pulsando de nuevo la tecla F6, se vuelve de nuevo a la fila correspondiente al campo que se está creando. Del mismo modo establecer todos los campos de la tabla y tras ello hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de diseño, tras lo cual se mostrará el siguiente mensaje:

Seleccionar el botón Sí. Se accede al siguiente cuadro de diálogo en el cual indicar un nombre para la tabla:

Introducir el nombre que se quiera asignar a la tabla (clientes, pedidos, alumnos, películas, socios…) y hacer clic sobre el botón Aceptar. A continuación, aparece el siguiente mensaje:

En este mensaje se advierte de que no existe clave principal y se da la opción de crearla. De momento, seleccionar el botón No para terminar el proceso, más adelante se explicará en que consiste una clave principal.


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