6.1. VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD.
1.-Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo, siempre hay un responsable para cada área
2.- Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados.
3.- Elimina la presentación tradicional de los resultados, favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidades.
4.- Motiva a utilizar la administración por objetivos o por resultados, ya que separa el objetivo principal de la empresa en subobjetivos destinados a cada área señalando en cada objetivo las pautas para lograrlo.
6.2. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN COMO FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD.
El sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad no se podrá implementar en una empresa donde no este perfectamente definido el papel que juega cada uno de los miembros de la organización; es necesario que esté perfectamente delimitada la autoridad y la responsabilidad de cada uno. Este sistema se basa en la existencia de una persona responsable de lo que ocurra en cada área, de tal forma que en un momento dado pueda explicar las razones que provocan ciertos hechos en los cuales el sistema de control administrativo está interesado. Es lamentable encontrar empleados con muchos años de trabajo en una empresa que aun no tiene definida su función, por que la alta gerencia no se ha dado la tarea de elaborar un organigrama, no sólo con la distribución de los puestos que existen, si no con las actividades que se esperan de cada empleado, su autoridad y responsabilidad, de manera de que cada miembro del personas sepa qué se espera de él, para poder conocer si se está cumpliendo o no con esos fines. No hay nada mas frustrante para una persona que no saber a dónde la quieren llevar y si esta haciendo bien o mal las cosas. Todo ello sucede cuando no se define claramente la organización de la empresa. Esto se debe evitar elaborando un manual de organización.
6.3. DEFINICIÓN, NATURALEZA, IMPORTANCIA Y TIPOS DE CONTROL.
DEFINICION
El control administrativo es el proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos sean obtenidos y usados eficientemente en función de los objetivos planeados por la organización.
NATURALEZA. Primero analizaremos la importancia de contar con un buen sistema de control administrativo, sus objetivos, las principales etapas para diseñarlo, la naturaleza de la contabilidad por áreas de responsabilidad, el análisis de las partidas controlables, la asignación de los costos indirectos a las diferentes áreas, los informes de actuación de las diferentes áreas de responsabilidad financiera, etcétera.
IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO. Toda organización es perfectible; es decir, siempre pueden mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organización debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas. Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, de modo que constantemente se estén corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. Es errónea la idea, muy arraigada en algunas organizaciones de que un sistema de control administrativo solo es útil para diagnosticar fallas. Resulta vital conocer las fallas y los aciertos para lograr una superación constante; se alcanzara esta superación en la medida en que se posea un sistema de información que permita ejercer un buen control administrativo. Las organizaciones han reconocido la necesidad de canalizar sus esfuerzos hacia la implantación de los sistemas de control administrativo, el mismo gobierno federal ha redoblado esfuerzos para controlar los recursos y planes del sector público. Debemos recordar que, cuando en las organizaciones los sistemas financieros, humanos, contables, de mercadotecnia, de calidad de producción no controlan sus funciones adecuadamente, tienden al caos. De ahí que, para las empresas, el reto de poner en práctica sistemas de control administrativo sea imperioso, especialmente en vista del futuro donde la formación de bloquees económicos y la competitividad incrementan.
TIPOS DE CONTROL. A continuación se verán los tres sistemas de control mas utilizados para ejercer el control administrativo, que sirven de guía para determinara el tipo de control que debe ser implantado según el tipo de empresa que se trate.
CONTROL GUÍA O DIRECCIONAL: Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación.
CONTROL SELECTIVO: Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. Como ejemplo de este método se encuentran el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción masiva.
CONTROL DESPUES DE LA ACCIÓN: Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido. Los presupuestos son un ejemplo claro de este sistema de control.
6.6. EVALUACIÓN DE LAS DIFERENTES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD.
La manera en que se realiza esta comparación depende de la naturaleza del área de responsabilidad de que se trate. No es igual el análisis para un centro de costos, que el de un centro de utilidades, por lo que es necesario analizar los diferentes matices que pueden tomar las áreas de responsabilidad y con base en ello elaborar el estudio basado en actividades con el cual se medirá la eficiencia de dicha unidad o área. Todos los centros de responsabilidad generan resultados (producen algo) y a su vez todos tienen insumos (consumen recursos). La clasificación se organiza en función de la dificultad de medir ambos factores y la relación entre ellos; los principales tipos de centros de responsabilidad son:
6.6.1. CENTROS DE COSTOS ESTÁNDAR. Este sistema de control parte del principio de que se pueden medir los resultados que se determinaron multiplicando su cantidad física por el consumo unitario estándar de cada producto obtenido, respecto a lo esperado. Generalmente, el director de producción es evaluado y controlado en función de su manejo eficiente de los estándares bajo el enfoque de costeo basado en actividades. Este sistema de control debe incluir ciertos aspectos cuantificables a parte de los costos estándar, como normas de calidad, uso de la capacidad instalada, también es conveniente analizar ciertos datos cualitativos, como rotación de personal, moral del grupo, etcétera.
6.6.2. CENTROS DE INGRESOS.
Trata de medir la captación del mercado, expresada en términos de ventas, lo cual puede ser comparado con lo que cuesta logara esas ventas. Este centro supone el establecimiento de un presupuesto de ventas y de gastos de ventas, de tal manera que periódicamente se pueda comparar lo presupuestado y se justifiquen las diferencias.
6.6.3. CENTROS DE GASTOS DISCRECIONALES.
Estas áreas son las administrativas: de contraloría, relaciones industriales, departamento legal, investigación y desarrollo, finanzas, etc., cuya misión principal es servir a la línea. Claro esta que a todos aquellos que se les asigna un presupuesto de gastos, el cual se compara periódicamente con lo realizado. Pero su efectividad y eficiencia no podrían ser traducidas en términos monetarios. De aquí se desprende que el control de gastos no es representativo de la actuación de los ejecutivos; tener un presupuesto de gastos motiva a los responsables de mantenerlo, ajustándose a él.
6.6.4. CENTROS DE UTILIDADES.
Los centros de costos estándar y de ingresos ya comentados miden básicamente un subconjunto de la utilidad de la organización a que pertenecen. Es necesario mantener la independencia de actuación de cada unos de los subconjuntos, cuando se quiere tener una visión completa de la actuación es necesario descentralizar, de tal forma que una persona sea responsable de ingresos y costos. Lo importante aquí es que un centro de utilidades permite medir los insumos y resultados y las relaciones entre ellos, dejando que la utilidad sea una medida integral de la actuación al evaluar los insumos, mercados y la interacción de ellos.
6.6.5. CENTROS DE INVERSIÓN Lo que distingue un centro de utilidad de uno de inversión consiste en que lo que se mide en este último es la forma como se han manejado los activos o recursos asignados aun área o división de la compañía.
