TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN
Los analistas utilizan una variable de métodos a fin de recopilar los datos sobre una situación existente, como entrevistas, cuestionario, inspección de registros y observación. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigación completa. A continuación se verán cada una de ellas.
E N T R E V I S T A
Las entrevistas se utilizan para recabar información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista. Quienes responde pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema, existen usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionaran datos o serán afectadas por la aplicación propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos.
Recabar datos mediante la entrevista.
La entrevista es una forma de conversación, ¡no interrogación! Al analizar las características de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre es sistema los analistas pueden conocerlos datos que no están disponibles en ninguna otra forma.
En las investigaciones de sistemas, las formas cualitativas y cuantitativas de la información son importantes. La información cualitativa esta relacionada con opiniones, políticas y descripciones cuantitativas tratan con números, frecuencia o cantidades. A menudo las entrevistas dan la mejor fuente de información cualitativa; los otros métodos tienden a ser mas útiles en la recabación de datos cuantitativos.
Mucha gente incapaz de expresarse por escrito puede discutir sus ideas en forma verbal. Como resultado de esto las entrevistas pueden descubrir rápidamente malos entendidos, falsas expectativas o incluso resistencia potencial para las aplicaciones en desarrollo; mas aun a menudo es más fácil calendarizar una entrevista con los gerentes del alto nivel, que pedirles que llenen cuestionarios.
Determinación del tipo de entrevista.
La estructura de las entrevistas varia. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir información general, es conveniente elaborar una serie de preguntas sin estructura, con una sección de preguntas y respuestas libres. La atmósfera abierta y de fácil flujo de esta modalidad proporciona una mayor oportunidad para conocer las actitudes, ideas y creencias de quien responde. Sin embargo, cuando los analistas necesitan adquirir datos más específicos sobre la aplicación o desean asegurar una alta confiabilidad en las respuestas a las preguntas que han propuesto a sus entrevistados, las entrevistas estructuradas son mejores.
Las entrevistas estructuradas utilizan preguntas estandarizadas. El formato de respuestas para las preguntas puede ser abierto o cerrado; las preguntas para respuesta abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiada. Con las preguntas para respuestas cerradas se proporciona al usuario un conjunto de respuestas que se pueda seleccionar. Todas las personas que responden se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas.
La confiabilidad es solo una consideración en la selección del método de entrevista. Los analistas también deben dividir su tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar las respuestas. Las entrevistas no estructuradas requieren menos tiempo de preparación, porque no se necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Sin embargo, analizar las respuestas después de las entrevistas lleva más tiempo que con las entrevistas estructuradas. De cualquier manera, el mayor costo radica en la preparación, administración y análisis de las entrevistas estructuradas para preguntas cerradas.
Dado que un numero de personas se seleccionara para la entrevista, los analistas deben tener cuidado de incluir aquellas personas que tienen información que no se podrá conseguir de otra forma. Durante las primeras etapas de un estudio de sistemas, cuando los analistas determinan
La factibilidad del proyecto, con frecuencia las entrevistas solo se aplican a la gerencia o personal de supervisión. Sin embargo, durante la investigación detallada en donde el objetivo es descubrir hechos específicos, opiniones y conocer como se manejan las operaciones desempeñadas actualmente, las entrevistas se aplican en todos los niveles gerenciales y de empleados y dependen de quien pueda proporcionar la mayor parte de la información útil para el estudio. Así, los analistas que estudian ala administración de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepción, al personal del almacén y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir, aquellas personas que realmente trabajan en el almacén; también entrevistaran a los agentes más importantes.
Realización de la entrevista.
La habilidad del entrevistador es vital para el éxito en la búsqueda de hechos por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparación del objetivo de una entrevista especifica como de las preguntas por realizar a una persona determinada.
El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de éxito. Por ejemplo, un analista que trabaja en la aplicación enfocada a la reducción de errores probablemente no tendría éxito si llegar a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentación equivocada, por ejemplo, si dijera, “hola, fui enviado para encontrar una forma de mojar el rendimiento y de reducir los errores que presentan aquí. O la introducción: “Estamos aquí para resolver su problema”, es igualmente mala. Es imaginable la rapidez con la que va a responder ser irrita y se molesta con un enfoque de este tipo.
A través de la entrevista, los analistas deben preguntarse así mismos las siguientes interrogantes:
¿Qué es lo que me esta diciendo la persona? ¿Por qué me lo esta diciendo a mí? ¿Qué se esta olvidando? ¿Qué espera esta persona que haga yo? Si se considera cada elemento de la información contra estas preguntas, los analistas tendrán mas conocimientos no solamente de la información adquirida sino también de su importancia.
C U E S T I O N A R I O .
Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy útil para las entrevistas; sin embargo, existen ciertas características que pueden ser apropiadas en algunas situaciones e inapropiadas en otras.
Recabación de datos mediante cuestionarios
Para los analistas los cuestionarios pueden ser la única forma posible de relacionarse con un gran numero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos con relación al sistema. Por supuesto, no es posible observar las expresiones o relaciones de quienes responden a los cuestionarios.
También las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos más confiables. Por otra parte, las características anteriores también son desventajas de los cuestionarios. Aunque su aplicación puede realizarse con un mayor numero de individuos, es muy rara una respuesta total. Puede necesitarse algún seguimiento de los cuestionarios para motivar al personal que responda; todas las respuestas se encontraran en una proporción entre el 25 o 35%, que es lo más común.
Selección de formas para cuestionarios.
El desarrollo y distribución de los cuestionarios es caro; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. También es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilación de hechos significativos.
Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos; cuestionario abierto y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlos. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas.
Cuestionarios abiertos.
Al igual, que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; también son útiles al explorar el problema básico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los métodos de verificación de crédito, en un medio ambiente de ventas al a menudeo, podría recabar mas información provechosa de una pregunta abierta de este tipo: ¿Cómo podría simplificarse y mejorarse el proceso de verificación de crédito para los clientes?
Cuestionarios cerrados.
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mejor método para obtener información sobre los hechos. También fuerza a los individuos para que tomen una posición y forma de opinión sobre los aspectos importantes.
Etapas en el desarrollo de un cuestionario
Los cuestionarios bien hechos no se desarrollan rápidamente, llevan tiempo y mucho trabajo. La primera consideración se encuentra en determinar el objetivo del cuestionario. ¿Qué datos quiere conocer el analista a través de su uso? El analista define como utilizar los cuestionarios a fin de obtener los hechos al considerar la estructura mas útil para el estudio y la más sencilla de entender por parte de los interrogados.
Lleva tiempo desarrollar preguntas bien elaboradas y deben siempre probarse y modificarse, si es necesario, antes de que imprima una forma final y se distribuya.
Selección de quienes recibirán el cuestionario
Aquellas personas que reciban el cuestionario deben seleccionarse de a cuerdo con la información que puedan proporcionar. Escribir o imprimir un cuestionario no significa que se pueda distribuir ampliamente sin un análisis previo. Lo pueden contestar personas no calificadas y si el cuestionario no es anónimo, y no será posible retirar sus respuestas de la muestra. La realización de esto también es desgastante y cara.
O B S E R V A C I O N
¡Ver es creer! Observar las operaciones le proporciona la analista hechos que no podría obtener de otra forma.
Recopilación de datos mediante la observación
Leer en relación con una actividad del negocio le proporciona al analista una dimensión de las actividades del sistema. Entrevistar personal, ya sea directamente o a través de cuestionarios, también le ayuda y le dice algo más. Ninguno de los dos métodos da una información completa; por ejemplo, leer en relación con un viaje en jet no reproduce la experiencia de volar a unos 30 mil pies de altura.
La observación proporciona información de primera mano en relación con la forma en que se llevan a cabo las actividades. Las preguntas sobre el uso de documentos, la manera en la que se realizan las tareas y si ocurren los pasos específicos como se pre-establecierón, pueden contestarse rápidamente si se observan las operaciones.
Cuando observar
La observación es muy útil cuando el analista necesita ver de primera mano como se manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados. Saber que buscar y como guiar su significado, también requiere de experiencia. Los observadores con experiencia captan quien utiliza los documentos y si encuentran dificultades; también están alertas para detectar documentos o registros que no se utilizan.
M U E S T R E O
Con frecuencia, en muchas empresas la información ya se encuentra disponible para que el analista conozca las actividades u operaciones con las cuales no esta familiarizado. Muchos tipos de registros e informes son accesibles si el analista sabe donde buscar. En la revisión de registros, los analistas examinan datos y descripciones que ya están escritos o registrados y en relación con el sistema y los departamentos de usuarios. Esta forma de encontrar datos puede servir como presentación del analista, si se realiza al iniciar el estudio, o como un termino de comparación de lo que sucede en el departamento con lo que los registros presentan como lo que debería suceder.
Recopilación de datos por medio de la inspección de registros.
El termino “registro” se refiere a los manuales escritos sobre políticas, regulaciones y procedimientos de operaciones estándar que la mayoría de las empresas mantienen como guía para gerentes y empleados. Los manuales que documentan o describen las operaciones para los procesos de datos existente, o sistemas de información que entran dentro del área de investigación, también proporcionan una visión sobre la forma en la que el negocio debería conducirse. Normalmente muestran los requerimientos y restricciones del sistema (como cantidad de transacciones o capacidad de almacenamiento de datos) y características de diseño (controles y verificación del procesamiento).
Los registro permiten que los analistas se familiaricen con algunas operaciones, oficinas de la compañía y relaciones formales a las que debe darse apoyo. No obstante, no muestran como producen de hecho las actividades, donde se ubica el poder verdadero para las decisiones, o como se realizan las tareas en la actualidad. Los otros métodos con objeto de encontrar datos estudiados en esta sección son más eficaces para proporcionar al analista este tipo de información.
Selección de los registros para revisión
En la mayor parte de las empresas los manuales de estándares sobre procedimientos de operación usualmente son obsoletos; a menudo no se mantienen al corriente lo suficiente para señalar los procedimientos existentes. Los diagramas de organización muestran como las diferentes unidades deberían relacionarse con otras; pero muchas no reflejan las operaciones actuales.
Actividades obligatorias:
Explique brevemente la realización de la entrevista
Liste cuatro situaciones que hagan adecuado el uso de cuestionarios.
¿Cómo debe ser la selección de quien recibirá el cuestionario? Defina lo que significa muestreo
Actividades sugeridas:
Liste tres razones sobre el porqué la observación es útil para el analista de sistemas en la organización Explique brevemente la fase de muestreo. ¿Qué tipos de información deben ser buscados en las entrevistas?
Recursos para ampliar el tema
Pags. 79–82, 109–123, 147–163, 175–181, Análisis y diseño de sistemas, Kendall & Kendall, 3ª edición, ed. Pearson educación, 1997.
Autoevaluación
¿Qué es la entrevista? ¿Para que sirven los comentarios?
¿En que momento es útil observar?
¿Qué es el muestreo o para que sirve?