Representacion Grafica De La Estructura Formal

La estructura formal de una organización puede representarse gráficamente mediante un organigrama. Un organigrama muestra gráficamente las relaciones existentes entre las partes que componen la organización. Puede ser considerado como una herramienta a través de la cual pueden lograrse algunos de los siguientes objetivos: a. Mostrar las áreas de actividad que componen la organización. Esto permite a los miembros de la entidad visualizar su ubicación relativa a la misma. Facilita también una mejor definición de la distribución de las responsabilidades de los funcionarios. b. Analizar y evaluar estructuras y funciones vigentes y detectar, en consecuencias, deficiencias de estructuración. En este sentido, debe recordarse la existencia de principios básicos de organización que determinan formalmente las pautas a que deben ajustarse las entidades en cuanto a la distribución de las funciones y responsabilidades.

Principio Posibles Deficiencias Detectadas Unidad de Mando Un sector figura en el organigrama dependiendo jerárquicamente de dos o más sectores. Definición precisa de los niveles jerárquicos En consideración a la ubicación en que se encuentra un sector, no queda definido con claridad el nivel que le corresponde en relación al resto de los sectores: departamento, división, sección, etc. Separación de funciones Una posición reúne en sí misma funciones heterogéneas que pueden crear, condiciones incompatibles desde el punto de vista del control interno. Precisión en la determinación de funciones de línea y de asesoramiento. La existencia de cargos “adscriptos” puede crear confusión en cuanto a su consideración de órgano de asesoramiento o ejecución. Espacio de control Puede observarse un desequilibrio en cuanto a la distribución de niveles o responsabilidades, provocando deficiencias de control en algunas áreas, en razón del excesivo número de personas y funciones en supervisar. Por otro lado podría darse la situación inversa, cuando de un cargo depende solamente un subordinado y a éste responde otro u otros subordinados. En toda organización empresaria, una excesiva cantidad de subordinados bajo el mando de un mismo supervisor disminuirá la eficiencia e incrementará el coeficiente de error en la operatoria de éste, como consecuencia de la excesiva cantidad de decisiones y datos a su cargo. En forma inversa, una empresa en la que en una de las áreas de su estructura existen tres niveles en los que se da el tipo de delegación uno a uno y un cuarto nivel de ejecución, la sospecha obvia será la de considerar que las funciones de los tres primeros niveles son relativamente triviales y que por lo tanto, pudieron ser comprimidas en el trabajo de un solo jefe o gerente.||border=1 width=80%