Publicos Internos Se denomina Público Interno a los grupos sociales afines que integran el organigrama de la empresa o institución. Así, por ejemplo: los accionistas; los directivos; los funcionarios; los empleados; etc.
Objetivos con los públicos internos
Lo que se prioriza fundamentalmente, con referencia a los públicos internos, es la formación o constitución del llamado “grupo empresa”, es decir, que la totalidad de los integrantes de la organización, desde el más elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerárquico, constituyan un grupo, en el auténtico sentido de la palabra “grupo” a un conjunto de personas que poseen un objetivo común e interaccionan entre sí. Pero, es menester destacar que sólo merced a la comunicación puede establecerse el objetivo común, lo mismo que la interacción.
Para que esto pueda realizarse es necesario que se establezca entre ellas un sistema de comunicación, que es el medio básico indispensable para la formación del denominado grupo empresa en una organización.
Es indudable que éste no es el único objetivo de las relaciones públicas con referencia a los públicos internos, pues existen otros tales como; sentido de pertenencia a la organización, elevación del grado de satisfacción de los recursos humanos, creación de una cultura de venta en todas las escalas y dependencias, etc., pero, todos los demás objetivos devendrán como consecuencia de lograrse la formación del grupo empresa dentro de la organización.
A los efectos de la creación del “grupo empresa”, cada una de las áreas o departamentos de la entidad deberá reunir a sus integrantes periódicamente, bajo la dirección del correspondiente jefe, quien deberá organizar, promover y dirigir la realización de tres tipos de comunicación:
En primer lugar, hablará el superior dando las indicaciones, órdenes, comunicación de nuevas metas, correcciones, etc. (comunicación de arriba para abajo).
La segunda etapa de la reunión, es la cual el jefe estimulará a sus subordinados para que hagan sugerencias sobre el mejor modo de llevar a cabo el trabajo a cargo del área o sección.
La tercera etapa consiste en que los presentes coordinen sus trabajos y actividades con el propósito de evitar que, por falta de comunicación adecuada, se produzcan desentendimientos y fricciones entre los diversos sectores de la organización.
Innumerables son los beneficios producidos por la implementación de un sistema tendiente a la formación del grupo empresa para cualquier organización:
Eleva el rendimiento o productividad del trabajador, dado que éste se siente partícipe e involucrado en las decisiones adoptadas, pues ha participado en la elaboración de las mismas.
Se produce una sensible disminución de los costos, debido a la eficiencia con que los recursos humanos cumplen sus respectivas labores.
Se logra una capacitación permanente del personal, tanto de los jefes como de los subordinados. En las reuniones periódicas, por medio de las enseñanzas e indicaciones que los superiores hacen a sus subordinados.
Se estimula la creatividad.
Se crea un espíritu de pertenencia.
Aissa Villavicencio* El público o cliente interno son el grupo de personas que conforman una institución y que están directamente vinculados a ella, es decir que está conformado por accionistas, gerentes, colaboradores, contratistas, proveedores y distribuidores. La comunicación interna está determinada por la interrelación que se desarrolla entre el personal y la organización. El entorno puede ser medido en función a los valores, las motivaciones y el nivel de orden de la institución.
Los tipos de comunicación interna:
Formal: es aquella comunicación referida a aspectos laborales, en general utiliza la escritura como medio formal, como ser comunicados, memorandos, etc. La velocidad, de este tipo de comunicación, es lenta debido a que tiene que cumplir con las formalidades burocráticas.
Informal: es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de tocar aspectos laborales, utiliza canales no oficiales, el ejemplo más característico es el encuentro en los pasillos, que aunque no es el más adecuado, es más veloz que la comunicación formal.
Vertical: es el tipo de comunicación que se genera en las áreas directivas de la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una comunicación corporativa óptima debería existir una comunicación vertical ascendente.
Horizontal: se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo y muy pocas veces utiliza los canales oficiales, aunque es una comunicación informal, su efectividad es plena.
Rumores: es un tipo de comunicación informal, que recorre los pasillos de la institución sin respetar los canales de una comunicación formal.
Los elementos que facilitan una comunicación interna eficaz son:
— El manual del empleado. Permite que el empleado logre excelente desempeño en sus funciones, que conozca las condiciones y los reglamentos de la empresa, los derechos y deberes de cada uno, un trato cordial y uniforme.
— Las comunicaciones escritas. Los memorandos y las solicitudes son un medio útil para transmitir los cambios que se produzcan en las distintas políticas de una empresa, así como también sirve como comprobante para el empleado de que realizó las funciones asignadas.
— El boletín informativo. Consiste en una pequeña publicación mensual en la que se puede encontrar información de acontecimientos importantes como ser reuniones, cambios de puestos de trabajo, reconocimientos a los empleados que se destaquen, capacitaciones y otras novedades de la organización.
— Las reuniones frecuentes. Facilitan el diálogo y fomentan las relaciones interpersonales sobre todo entre los empleados que no suelen interactuar frecuentemente por estar en espacios, secciones, departamentos o sucursales diferentes.
— Actividades al aire libre. Consiste en llevar a un grupo de empleados a un lugar tranquilo para anunciar cambios dentro de la organización o simplemente compartir una actividad recreativa, aplicando algunas dinámicas motivacionales.
— El sistema de sugerencias. Está diseñado para conocer las ideas valiosas de los empleados, para diseñar un sistema de sugerencias y crear un comité de evaluación de éstas que permita aplicar las más adecuadas y beneficiosas.
— Premios de reconocimiento. Se realizan reconocimientos a los empleados que hacen contribuciones notables a la empresa, así la empresa puede dar a conocer qué comportamientos y logros son valorados dentro de su organización.
— Gestión de paseos. Sirve para que el gerente, supervisor o director pasee por toda la empresa de forma que los empleados de todos los niveles tengan la oportunidad de hacer sugerencias o reclamos.
