Es creencia generalizada que los “planes de negocios” son útiles solo a operaciones industriales que requieren hacer presentaciones a bancos, o conseguir dinero de inversionistas externos.
El “plan de negocios” es indispensable para las empresas pequeñas, quizás más importante que para las grandes empresas que invierten millones en desarrollarlos, utilizando diversos expertos en variadas áreas del conocimiento empresarial.
Se ha dicho insistentemente que un “plan de negocios” es la herramienta más poderosas que
Concepto y Definición
Un plan de negocios es un documento que en forma ordenada y sistemática detalla los aspectos operacionales y financieros de una empresa.
Al igual que un mapa guía a un viajero, el plan de negocios permite determinar anticipadamente donde se queremos ir, donde nos encontramos y cuanto nos falta para llegar a la meta fijada.
Beneficios del Plan de Negocios
Entender mejor su producto o servicio. Determinar cuales son sus metas y objetivos. Anticipar posibles problemas y fallas. Clarificar de dónde vendrán sus recursos financieros. Tener parámetros para medir el crecimiento de la empresa.
Es una herramienta de comunicación para familiarizar empleados, personal de ventas, suplidores, asociados en los objetivos de la empresa. Un buen “plan de negocios” permite ahorrar dinero, ya que enfoca la organización en lo importante.
La extensión y profundidad de un “plan de negocios” dependerá de los requerimientos de financiamiento externo, o se necesite conseguir socios, inversionistas o compradores potenciales de la empresa.
Al igual que un “currículum vitae” es la presentación escrita de una persona, un “plan de negocios” es la descripción anticipada y escrita de una empresa.
“ No podemos concebir un organismo de cualquier índole cuyos directivos no tuvieran en estudio los objetivos de la negociación, y desde luego la mejor manera de llegar a esos objetivos.
Un grupo de personas que no encamine sus esfuerzos guiado por algún plan , viene a ser meramente un núcleo incoherente y sin dirección y no un organismo”, como dice Robert Anthony en el texto clásico “Management Accounting”.
Aunque el nombre de “plan de negocio” (business plan) y la estructura generalmente aceptada para ellos es de origen reciente, la llamada planeación periódica, planeación de proyectos especiales, planes maestros, se han utilizado desde tiempos inmemoriales.
Un forma de planeación y control, orientados a la contabilidad, han sido los presupuestos. Otra forma de planeación fácil de entender es el plan de vuelo de una aeronave.
Estructura de un Plan de Negocios
Para ordenar en forma estructurada las ideas sobre un negocio o empresa, numerosos autores han desarrollado esquemas o estructuras para la planeación, que son todas coincidentes.
En resumen, podemos decir que todas ellas hacen un análisis de los elementos que constituyen una “empresa”, entendiendo por tal personas y recursos físicos organizados con la finalidad de conseguir un objetivo.
Para los fines de planeamiento una empresa puede estar constituida por una o varias personas.
El objetivo de toda empresa comercial es tener utilidades. Ello nos lleva a que para conseguir su objetivo una empresa tiene que producir productos o servicios, que se intercambian por dinero, en un lugar llamado el mercado.
La interacción anticipada de los elementos que constituyen la empresa son los que deben incluirse, con el detalle que se requerido en un “plan de negocios”. Sin constituir una enumeración taxativa y completa los elementos recomendados incluir son los siguientes:
Empresa Orígenes de la empresa. Objetivos y filosofía de la empresa.
Características de la empresa. Composición y Organización. Recursos humanos.
Recursos físicos.
Productos o servicios: Productos actuales y sus características. Estrategias de producción / servicios. Precios venta y costos.
Mercado: Determinación mercado objeto. Distribución y Logística. Análisis de la Competencia.
Mercadeo: Plan de Mercadeo (comunicación con el mercado objeto) Mezcla de Promoción: Campaña de Ventas - Campaña de Publicidad - etc.
Plan Financiero: Objetivos de Venta, Costos y Gastos, Utilidades esperadas.
Preguntas básicas
Para desarrollar adecuadamente un Plan de Negocios, es necesario primero que nada, que el propietario de la empresa responda, al menos, las preguntas que se indica a continuación, en forma clara y precisa
- 1. ¿Cuál es el tipo de negocio que usted tiene?
2. ¿Cual es el propósito de su negocio
3. ¿Cual es la frase o mensaje clave que mejor describe su negocio en un frase.
4. ¿Por qué razón comenzó su negocio?
5. Describa detalladamente los productos o servicios que ofrece.
6. Puede describir los beneficios únicos de sus productos o servicios?
7. ¿Tiene información escrita, folletos, diagramas, fotografías, comunicados de prensa y otra documentación sobre sus productos o servicios?
8. ¿Cuales son las aplicaciones de sus productos o servicios?
9. ¿Cuales fueron las razones que le llevaron a desarrollar su producto o servicio?
10. ¿Es su producto o servicio utilizado en conexión con otros productos o servicios?
11. ¿Enuncie las tres objeciones más comunes presentadas para comprar su producto de inmediato.
12. ¿En que momento estará disponible su producto o servicio para la venta?
13. ¿Cual es su mercado objeto?
14. ¿Cual es su competencia actual?
15. ¿Cómo se diferencia su producto o servicio del de su competencia?
16. ¿Cómo se diferencia en precio?
17. ¿Hace usted ofertas especiales?
18. ¿Cuales son sus planes de publicidad y promoción?
19. ¿Cómo financiará el crecimiento de sus actividades?
20. ¿Tiene un equipo que le pueda ayudar a lograr sus objetivos?
COMO EXPONER TU PLAN DE NEGOCIOS
La mejor manera de vender una propuesta es una presentación oral con soporte multimediático. El Plan de Negocios, en palabras de su autor, es más convincente y permite el agregado de información en caso de ser requerido. Para la presentación oral vale la pena tener en cuenta los siguientes puntos:
• Evalúe previamente a la presentación quiénes formarán su audiencia, qué grado de interés tendrán en el proyecto y cuánto tiempo tendrá disponible para exponer. Estas variables son claves para la organización de una presentación eficaz.
• En la mayoría de los casos, quien hace la presentación es uno de los interesados en que el proyecto sea aceptado, o incluso es quien lo llevará adelante. La audiencia evaluará a la persona e incluirá esa evaluación como factor de decisión. Por esa razón, es importante tener como objetivo cautivar a la audiencia, mostrando conocimiento, entusiasmo y confianza. Además, el expositor debe ser capaz de responder correctamente las preguntas que le harán. Es recomendable hacer un ensayo con socios o colaboradores y pedirles que se pongan en postura crítica.
• La presentación debe durar el tiempo justo: el suficiente para exponer todo lo importante sin aburrir a la audiencia. Evalúe la atención a medida que habla. Si ve que la gente está cansada, acorte su discurso. Es preferible hablar menos y dejar que los interesados pregunten. Para hacer su presentación en el tiempo que considera justo, establezca una duración estimada y anúnciela: “Voy a exponer el plan para la creación de una empresa sin antecedentes en el país. La presentación durará 45 minutos. Luego dedicaré el tiempo que deseen para contestar preguntas”.
• Maneje la presentación de acuerdo con el público. Si hay participación, utilícela para introducir los temas (no se altere porque cambió el orden de los temas; después puede recapitular). Si no hay participación, mantenga un ritmo andante. El público aprecia este ritmo mucho más que el largo. Si hay desacuerdo, no intente la defensa inmediata. Escuche y encuentre el momento oportuno para refutarlo con datos concretos. También puede ser que no tenga usted una respuesta. En ese caso, dígalo: “Es una excelente pregunta. Tendré que investigar para darle una respuesta apropiada”.
• Al igual que las conclusiones del plan escrito, los últimos cinco minutos de la presentación son claves. Es el momento para utilizar la pasión y poner las cartas sobre la mesa. Aquí puede ser subjetivo y utilizar frases como “estoy convencido(a) de que esta empresa va a ser un éxito”, o “tengo absoluta certeza de que podré llevar adelante este proyecto”.
Herramientas para la presentación. Existen numerosos recursos de presentación para acompañar la exposición oral que permiten un despliegue multimedia que ayudará a impactar a la audiencia.
• El documento escrito: la versión escrita del plan de negocios puede ser entregada al comienzo o al final de la presentación oral. Debe asegurarse de tener suficientes copias para todos los presentes. El documento puede consistir en una carpeta (hay muchas opciones en el mercado; utilice una moderna) o puede estar encuadernado con anillado o con binder.
• Diapositivas: las diapositivas son una forma clásica y efectiva de realizar una presentación visual. Las imágenes son de calidad fotográfica. La regulación de tiempos se logra mediante control remoto.
• Retroproyector con transparencias: es una alternativa a las diapositivas, que se ha generalizado por la facilidad para producir las transparencias con una computadora personal y una impresora a inyección de tinta. Las imágenes son de menor calidad, pero este sistema tiene la ventaja de que se puede escribir sobre las transparencias.
• Proyecciones multimedia: es la última tendencia en presentaciones. Permite la ampliación de imágenes de la computadora y, además, incorpora animación y sonido. Las presentaciones pueden contratarse a especialistas o prepararse con la ayuda de un software de presentaciones.
• Video: algunas imágenes, como paisajes, animación, instalaciones y procesos productivos, se entienden mejor con video. Un televisor y un video son suficientes, aunque si la audiencia supera las 25 personas, quizá sea necesario alquilar varios monitores o un videowall. El video debería ser utilizado como soporte para lograr mayor comprensión por parte de la audiencia. Sin embargo, resulta muy difícil que el video mantenga el hilo de la conferencia del modo en que sí lo hacen las proyecciones, diapositivas o presentación computadorizada.
• Pizarrones, pizarras o rotafolios: siempre es bueno tener a mano un lugar para escribir. Las presentaciones en computadora o proyectadas son efectivas pero dejan poco lugar para lo espontáneo. Un lugar para graficar pensamientos, hipótesis y relaciones no está de más.
RECOMENDACIONES PARA PRESENTACION ESCRITA DE UN PLAN DE NEGOCIOS
Es imprescindible que la presentación del plan de negocios sea cuidadosa y atractiva, ya que es la imagen del proyecto frente al potencial socio o inversor. Una presentación realizada con computadora es la mejor forma de lograr este objetivo, además de facilitar los cambios a medida que se elabora el plan. Algunos puntos a tener en cuenta para la redacción y presentación del Plan de Negocios:
- No debe ser un volumen de enciclopedia. Una extensión de 25 a 35 páginas, incluyendo los anexos, es adecuada.
• Es aconsejable encuadernar el plan en una carpeta, preferiblemente con tapa transparente para incluir una carátula de presentación.
• Se recomienda la utilización de márgenes amplios, ya que ayudan a no saturar de información cada página y permiten al lector hacer anotaciones durante la lectura.
• Incluir un índice para facilitar al lector la búsqueda de los capítulos o secciones del plan.
• Comenzar cada sección en una nueva página, ya que mejora la presentación y facilita la búsqueda de temas.
• Utilizar ilustraciones y gráficos, pero sin abusar de este recurso. Los gráficos ayudan a la mejor comprensión de la información, pero en exceso pueden dificultar la lectura del plan. En todos los casos, hay que asegurarse de explicar claramente la información que se utiliza en cada gráfico, incluyendo referencias y epígrafes.
• Las hojas que se utilicen para la presentación deben llevar membrete. Por un lado, es bueno reforzar la presencia del emisor en cada página. Por el otro, esto permite identificar las hojas si éstas se desprendieran de la carpeta.
• Es necesario “explicitar” todos los supuestos sobre los que basa el análisis. Esto puede hacerse en el texto principal, cada vez que corresponda, o al inicio de cada capítulo en forma de listado.
• El plan debe ser consistente. Los capítulos deben guardar coherencia entre sí. Por ejemplo, si en la sección de Estrategia se menciona como factor crítico de éxito la rapidez de respuesta, la investigación de mercado deberá demostrar que éste es un factor determinante para la compra, y el capítulo de Recursos Humanos deberá mostrar cuánta gente habrá que contratar para asegurar la rapidez de respuesta.
Ejemplo de un Plan de Negocio
Después de haber considerado cuidadosamente el negocio, usted está preparado para organizar sus ideas por escrito. Esto implica la preparación de un plan de negocio, un documento formal que explique detalladamente sus planes para lograr el éxito financiero de su negocio.
• La preparación de un plan de negocio le obliga a pensar en cada aspecto de su negocio. Si necesita capital externo, el plan de negocio es una de las primeras cosas que el prestamista o inversionista querrá ver.
• E1 plan de negocios sirve como instrumento de medida para el propietario. Mientras vaya completando los puntos del plan, tendrá que evaluar de nuevo la viabilidad de sus ideas. En la medida que desarrolla su negocio, un plan le ayudará a controlar los detalles y asegurarse de que el negocio se desarrolle como usted lo desea.
Página Introductoria
• Nombre de la Compañía
• Presentada a: (Nombre de persona o compañía quien recibira este documento)
• Fecha:
• Numero de Copia
Tabla de Contenidos
• Explicacion de que hace la empresa
• Declaracion de Objetivos
• Declaracion de Financiamiento
• Declaracion de Proposito
Descripción del Negocio
• Explique de quien es la Empresa
• Descripcion del producto o servicio (que va a vender)
• Lugar de la compañía, facilidades
• Licencias, permisos, regulaciones
• Seguro
• Vista general de los conceptos mas importantes
• Costos Iniciales para empesar
• Lista de items nesesarios para llevar a cabo el plan de negocio
Analysis de Mercadeo (factores externos)
• Mercado Principal y demographicos
o Segmentos en el Mercado
o Nesecidades no satisfacidas y explicacion para como satisfacerlas
o Descripcion de Clientela
o Tendencias claves
• Quantificar el potencial del mercado
o Numero de potenciales clientes
o Numero de items
o Tendencias en el consumo del producto
o Proyecciones en el futuro
Analisis de Competencia
• Lista de competidores
• Analysis de posicionamiento
• Estrategia de precios (Vista general, el detalle puede estar incluido en el apendice)
• Analysis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) o
• Analysis FDOA (Fuertes, Debilidades, Oportunidades, Amenasas)
Estrategia de Mercadeo e Implementación (Actividades Internas)
• Plan de Mercadeo
o Producto/Servicio Ofrecido
o Estrategia de Precios
o Communicaciones de Mercadeo
o Estrategias Promocionales
o Excellencia en el servicio
o Garantias/Retornos/Aseguransas de Calidad
o Analisis SWOT o FDOA
o Pronostico de Ventas
o Investigacion de Mercado
• Ventaja Competitiva
o Porque el consumidor eligira tu compañía en primer lugar? Porque eligira tu compañía y no tu competencia?
o Cual es la razon mas importante que le das al consumidor para que eliga tu producto o servicio?
• Distribución y Ventas
o Oportunidades claves para vender
o Lista de canales de distribución
o Lista de principales socios distrbuidores
o Lista de estrategia de comunicaciones
o Defina Ventas / Distribución
• Aliansas Estrategicas
o Relaciones Claves
Plan de Operaciones (como se producira lo que venderemos)
• Plan de Fabricación
o Facilidades para Fabricar
o Desarollos Claves
• Investigación y Desarollo
o Proyectos Claves
o Estrategias para mantenerse delante la competición
• Plan de Compras
o A quién se compraran los materiales, items
o Estrategias de compra
• Almacenamiento/Transportación
• Gastos Claves en Capital
• Equipo
Recursos Humanos
• Resumen Admnistración
o Lista de Cualidades Administrativas
o Responda la pregunta “porque esta calificado para administrar este negocio?”
• Organisación, estructura
o Organigrama
o Resumenes descriptivos para las posiciones claves
• Personal nesecitado
o Caunta gente y que tiempos
o Describa el retorno a la inversión de cada persona
o Beneficios y otros costos asiciados a los empleados
o Procesos de recrutamiento y selección
Plan Financiero
• Lista de Suposiciones, cosas que asumió
• Análisis para cubrir gastos
• Estados Financieros (presentes y de los pasados anos si es posible)
• Proyecciones de ganansias o perdidas (por mes para el proximo año, por año para los proximos 2 a 5 años)
• Proyeccion de flujo de caja (junto con los requerimientos financieros)
• Proyecciones del balance de caja
• Proporsiones nesesarias de negocios (Business Ratios)
Apendice
• Lista de Items Claves no incluidos en el plan de negocio
• Resumes o Curriculum Vitae’s de los Directores, trabajadores claves
• Estado Financiero Personal del dueno
• Detalles de Fabiración (productos claves)
• Contratos con consumidores
• Contratos con suministradores
• Literatura de Ventas
• Consultores, junta de concejeros
• Cartas de Clientes
• Resultados de Investigaciones de Mercadeo