5.7 Planeación de un muestreo del trabajo Una vez que el analista haya explicado el método y obtenido la aprobación del supervisor respectivo, estará en condiciones de realizar la planeación detallada, que es esencial antes de iniciar las observaciones reales. A continuación serán explicados, paso a paso, la planificación, ejecución y evaluación de un muestreo de actividades según el programa estándar RE F A para el muestreo de actividades (Fig. 101). Un muestreo de actividades se realiza, por lo general, durante un lapso de varias semanas. Es necesaria, por lo tanto, una planificación cuidadosa, a fin de lograr que sus resultados puedan ser aprovechados realmente. Paso 1 Fijar objetivos Primeramente debe formularse el objetivo del muestreo de actividades; además de ello, deberán seleccionarse los sistemas laborales a observar y describirse éstos. El muestreo de actividades puede utilizarse con éxito para: a) La determinación de valores de relación del establecimiento, como p. ej. Grado de mecanización, grado de ocupación, demanda de mano de obra b) Para la investigación sobre procesos de trabajo en relación con la planificación y conducción operativa de la producción p. ej. Carga de trabajo, cuellos de botella c) Para la determinación de recargos de tiempos distributivos en el marco de la determinación de tiempos concedidos Unida con el objetivo propuesto, se encuentra la selección del sistema laboral y la determinación de las personas o medio de elaboración a observar. Durante la planificación de muestreos de actividades se tratará en lo posible de involucrar varios sistemas laborales en la investigación, a fin de poder repartir las erogaciones del trabajo sobre la mayor cantidad posible de sistemas laborales. Por tal razón, debiera comprobarse siempre la existencia de otros objetivos, a cuya solución pueda aportar el muestreo de actividades, y si éstas pueden ser involucradas al formular el motivo de la tarea.
Ejemplo. En una imprenta debe racionalizarse el corte de etiquetas. Para obtener una visión respecto a la utilización de las cuatro máquinas de cortar papel, deberá realizarse el muestreo de actividades. Para distribuir las erogaciones de esta realización sobre una mayor base se efectuarán, en forma paralela, varios muestreos de actividades con distintos objetivos. En las proximidades de la sección corte de papel se encuentran también las secciones “pintura” y “construcción de estampas de forma”, que comprenden también cada una cuatro puestos de trabajo. Ambas secciones son “cuellos de botella” y resulta por lo tanto importante investigar si deberá incorporarse a cada una de ellas un nuevo puesto de trabajo o si es posible incrementar la productividad a través de medidas de racionalización. La planificación del muestreo de actividades según el primer paso, lleva por lo tanto a la selección de los siguientes sistemas laborales (ver también Fig. 102):
Paso 2 Determinar y describir los tipos de procesos Luego de reunir los sistemas laborales y los elementos correspondientes a observar debe fijarse qué tipos de procesos deben ser diferenciados en los elementos del sistema observados, a fin de poder llegar a las deducciones requeridas sobre su comportamiento. Por regla general se subdividen los tipos de proceso más aún de lo que sería necesario para la tarea, para obtener de esta manera una buena visión del conjunto observado. Al fijar los tipos del proceso debe tenerse en cuenta la necesidad de reconocerlos sin dar lugar a confusiones, durante una observación breve. Es, p. ej., muy difícil diferenciar si una persona vigila o interrumpe en forma condicionada un proceso. Por lo tanto, uno no debiera limitarse simplemente a nombrar los tipos de proceso a diferenciar, sino que debe otorgar en forma adicional algunas características particulares simples, claras e inconfundibles para reconocer los mismos.
Ejemplo. En el ejemplo de las máquinas de cortar papel se ha elegido una subdivisión de los tipos de proceso orientada en una división de los tiempos de trabajo utilizada generalmente en el cálculo de costos: 1) Tiempo de elaboración (a) utilización directa (b) utilización indirecta (e) espera condicionada 2) Tiempos auxiliares (a) utilización adicionar (b) Interrupción de la actividad por trastornos © interrupción de la actividad por descanso (d) interrupción de la actividad, personal 3) Tiempos muertos (a) fuera de acción Cada uno de los tipos de proceso aquí nombrados, como p. ej. utilización indirecta, interrupción de la activi¬dad por descanso, etc., puede ser aún subdividido al realizar las observaciones, tal como se muestra en la Fig. 105, explicada más adelante. Condición para esto es que los tipos de proceso subdivididos durante la observa¬ción puedan ser aún diferenciados sin lugar a dudas.
Paso 3 Fijar el plan de recorrido En los primeros pasos fue fijado qué tipos de procesos han de ser observados en sistemas laborales. En el tercer paso se realiza un plan de recorrido, esto es una representación esquemática de los puntos de observación y su secuencia. La ubicación de observación es un punto determinado estereométricamnete, desde la cual tendrá lugar la observación de un sistema laboral en el momento de transponerse el mismo La secuencia de observaciones determina el orden de precedencia para realizar las observaciones. A fin de mantener el principio aleatorio, se fijarán diferentes secuencias de observación, de las cuales se elegirá una antes de comenzar el recorrido (p. ej. ver Fig. 102). El recorrido puede realizarse en el sentido horario o antihorario, y ser comenzado desde los diversos puntos de observación. El fijar el plan de recorrido de modo tal que no haya lugar a dudas, es de gran importancia cuando se deriva la ejecución del muestreo de actividades a un ayudante.
Paso 4 Determinar la cantidad n´ necesaria de observaciones Se plantea la pregunta de cuántos recorridos u observaciones deben realizarse para lograr resultados aceptables. La comprensión de este paso requiere algunos conocimientos básicos de la estadística, que no deberán ser explicados en detalle aquí. Resultará por lo tanto más de mostrativo explicar este paso a través de un ejemplo. Por lo general se parte del tipo de proceso que más interesa. Estos son, p. ej., para las máquinas de cortar papel los tiempos auxiliares. La parte p correspondiente a los tiempos auxiliares dentro del tiempo correspondiente al turno, debe ser estima En el ejemplo se cree que esta pueda ser p 30%. A continuación debe fijarse con qué margen de confianza absoluto f´ debe determinarse esta parte correspondiente a los tiempos auxiliares:-Cuanto más pequeño sea f´ ‘tanto mejor será la “calidad’” de las datos determinados, esto es, tanto más angosto el margen de confianza y por consiguiente mayor la cantidad eje observaciones a realizar. Por tal razón no debiera exigirse un margen de confianza que no se necesite en virtud-de la aplicación. Para una parte de alrededor del 25% no debe superarse, en la mayoría de los casos, un margen de confianza f = 25%. El margen de-confianza relativo sería entonces de 10%, lo que resulta de-relacionar 2.5% con 25%. Sobre la base de la estimación de la parte p correspondiente a un tipo de proceso y del margen de confianza necesario f´ puede determinarse la cantidad prevista de observaciones n’. Para ello se utiliza el nomograma, que será utilizado más adelante para la evaluación del muestre o de actividades (Fig. 103). El procedimiento para ello es el siguiente: 1) buscar la parte estimada p = 30% correspondiente al tipo de proceso sobre la escala izquierda; 2) buscar el margen de confianza f = 2,5% necesario sobre la escala media; 3) unir ambos puntos por medio de una recta, que se continuará hasta la escala derecha; 4) leer en el punto de corte la cantidad de observaciones presumiblemente necesarias (en este caso, n’ 1300). La cantidad necesaria de observaciones n’ 1300 debe realizarse en las cuatro máquinas de cortar papel, con lo cual se garantiza que la parte correspondiente a los tiempos auxiliares en dichas máquinas ha sido determinada con un margen de confianza de f´ = 2,5%. Este resultado tiene una probabilidad estadística del 95%. En otras palabras: una vez finalizado el muestreo de actividades es seguro (con una probabilidad del 95%) que la parte real, empero desconocida, de la fase de proceso, se diferencia en menos de un 2,5% del resultado del muestreo de actividades.
El nomograma para la evaluación del muestreo de actividades se basa en la siguiente fórmula de cálculo:
El número 1.96 es un factor de seguridad estadístico. utilizado para una probabilidad estadística S = 95%. Aplicado al ejemplo resulta:
Regla para la determinación de n´ Para la determinación de la cantidad de observaciones presumiblemente necesaria n, tiene validez la siguiente regla: Cuanto mayor sea la diferencia entre la parte correspondiente al tipo de proceso que interesa y el valor 50%, tanto menos observaciones serán necesarias para un valor constante del margen de confianza f. Magnitud del valor f El ancho del margen de confianza requerido f y la cantidad de observaciones así resultante, depende de la magnitud de las partes de los tiempos y de su importancia en el marco de la investigación. Para un estudio del grado de ocupación se tendrá en cuenta la parte de tiempo mayor y exigirá para ésta, p. ej., f = 2,5%. Para los tiempos distributivos se tendrá en cuenta la parte de tiempo distributivo supuesta referida al tiempo laboral semanal y exigirá, p. ej., f = 1.0%. Si los resultados del muestreo de actividades son usados en algún aspecto salarial, será entonces cuestión de las partes el llegar a un acuerdo respecto al valor de f. Con f´ se denomina al margen de confianza absoluto requerido y con n’ la cantidad requerida de observaciones. Con f se denomina el margen de confianza alcanzado realmente y con n la cantidad real de las observaciones logradas en un muestreo de actividades. La determinación de f para un valor dado de n es explicada en el paso 7.
Pliego para el muestreo de actividades MM 1 En la Fig. 104 se encuentra el anverso del pliego para el muestreo de actividades MM 1, en el que se encuentran todos los pasos anteriormente mencionados del programa. Inmediatamente debajo del encabezamiento se encuentra un renglón para la denominación del muestre o de actividades. Aquí se mencionará el objetivo de la investigación en pocas palabras. El pliego contiene, además, una serie de datos para caracterizar en forma genérica al muestreo. A éstos corresponden el principio y la finalización del muestreo, así como la fecha prevista para la entrega de sus resultados. Además corresponden a esto los datos sobre la exactitud requerida, la probabilidad estadística requerida, la probabilidad estadística garantizada y la cantidad de observaciones necesarias que se preveén como resultado de esto y a partir de una parte correspondiente estimada según la Fig. 103. También este pliego contiene en su mitad superior un resumen de los resultados del muestreo, en donde los valores correspondientes a cada una de las partes pueden ser representados en la mitad izquierda como barras correspondientemente a su magnitud, de modo tal que resulte un perfil de los tipos de tiempos. (Para los detalles en particular, ver los próximos pasos del programa estándar según RE FA para el muestreo de actividades.) El cuadro sinóptico subsiguiente a este resumen de datos contiene la denominación exacta de los hombres o del medio de elaboración a observar. Para su anotación han sido previstos dos encabezamientos. Según si se observan personas o medio de elaboración, se tachará el encabezamiento que no corresponda, dibujándose, si fuera necesario, las líneas perpendiculares faltantes para la separación de columnas. También en el caso de muestreos de actividades es necesaria una caracterización de las restantes condiciones de trabajo, tales como influencias recíprocas del medio, tipo de remuneración salarial y calidad alcanzada por el trabajo. Para completar el formulario se han previsto finalmente, en su parte inferior, los datos respecto al grupo encargado del muestreo, etc.
El reverso del pliego para muestreo de actividades según RE FA, reproducido en la Fig. 104, contiene un formulario (Fig. 105) para los tipos de proceso, tal como han sido ya mencionados en forma genérica en el paso 2; ellos serán ahora aún más subdivididos. En el marco de la evaluación final resultan ahora muchos conocimientos a partir de la combinación de algunos de los tipos de proceso finalmente subdivididos. Estos tipos de proceso son descritos en detalle con ayuda de algunas características particulares. Las denominaciones y abreviaturas para los tipos de proceso ya subdivididos que se encuentran en el reverso, son utilizados más adelante también en el pliego para muestreo de actividades MM2 (véase Fig. 109).
Paso 5 Determinar los momentos para los recorridos Luego de haber fijado en el tercer paso de la secuencia de observaciones dentro del recorrido y para cada ubicación de observación y en el cuarto paso la cantidad de observaciones necesarias, se determinan ahora los momentos para cada recorrido. Es importante que éstos se realicen en forma casual. De esta manera se cumplen condiciones de carácter estadístico a la par que se evita una posible influencia subconsciente del observador sobre los resultados. La determinación de los momentos para los recorridos se realiza con ayuda de las llamadas tablas aleatorias de horas y minutos. Para ello se procede como sigue: Numero de recorridos diarios A partir de la cantidad de observaciones a realizar n’ y del tiempo disponible T para la ejecución del muestreo de actividades, se determina la cantidad nT de las observaciones diarias:
Si a ésta se la divide luego por la cantidad nR de sistemas laborales iguales a observar por cada recorrido, se obtiene de esta manera la cantidad RT de recorridos a realizar diariamente:
Determinación de los momentos para los recorridos Una vez determinada la cantidad de recorridos diarios, se fija cronológicamente cada uno de ellos con ayuda de la tabla aleatoria de horas y minutos (véase Fig. 107). Este procedimiento será nuevamente explicado con un ejemplo: Como es sabido son necesarias presumiblemente 1300 observaciones. El lapso de tiempo previsto para la investigación es de 3 semanas, de 5 días laborales cada una. Por cada recorrido son registradas 4 máquinas de cortar papel como muestreo de actividades 1, mientras que los 4 puestos de trabajo del sector pintura así como los 4 puestos de trabajo de la construcción de estampas de formas son observados en el marco de los muestreos de actividades II y III, ejecutados en forma paralela (ver Fig. 102 en la página 240). Siendo:
Resulta:
Partiendo de la tabla aleatoria de horas y minutos puede elaborarse ahora un plan cronológico de recorridos para cada uno de los 15 días. A este fin se elige, a ojos cerrados, en la Fig. 107 un bloque de números de la tabla aleatoria de las horas (p. ej. del bloque 32). Los 25 valores horarios así escogidos son leídos dentro del bloque por columnas y anotados en un cuadro sinóptico (Fig. 108) uno debajo del otro y sin seleccionarlos (Columna 1a). A continuación se pasa al bloque numérico lateral o inferior y se continuará anotando sus valores de la misma manera en la columna 1a.
Del mismo modo se obtienen los valores para los minutos de la correspondiente tabla aleatoria (comenzando, p. ej., con el bloque 32), anotando estos valores en la columna 1b y correlacionándolos con los valores horarios. De esta forma se han obtenido las columnas 1a y 1b de datos horarios no seleccionados, los llamados tiempos aleatorios. Siendo que dentro de estos valores horarios se encuentran con seguridad algunos en los cuales no podrán efectuarse recorridos, por encontrarse éstos fuera del horario de trabajo o dentro de las pausas, deberán por lo tanto ser tachados en la columna 1.
En la Fig. 108 se ha partido para ello de los siguientes datos: Comienzo del turno: 8.00 horas Fin del turno: 16.45 horas Pausa laboral: 12.00 - 12.40 horas Duración del recorrido: 10 minutos Siendo que en el ejemplo de más arriba deben realizarse 22 recorridos diarios, se toman primeramente 22 de los valores restantes de la columna 1 transponiéndolos a la columna 2 y seleccionándolos en forma cronológica. Todo valor que se encuentre demasiado próximo al anterior, será tachado y reemplazado por otro de la columna (1), anotándolo en la columna (3). En la Fig. 108 se parte para esto de una duración de recorrido de 10 min. Si se añaden estos tiempos complementarios en los anteriormente clasificados, se obtienen los momentos para los recorridos (columna 4). Finalmente se determinan del mismo modo los 22 momentos para los recorridos del segundo día, clasificando de las columnas 1a y 1b los siguientes 22 tiempos aleatorios, transponiéndolos en la columna 2, etc. De este modo se elaboran los momentos para los recorridos de los 15 días.
Paso 6 Realización y evaluación del muestreo de actividades Realizar n 500 observaciones La realización de los recorridos es ejecutada cronológicamente según el plan de momentos de los recorridos y estereométricamente en base al plan de recorrido. Durante éstos, es anotado por el observador el tipo de proceso constatado en el momento de pasar junto al elemento del sistema observado. Si son observados varios elementos de sistemas desde una misma ubicación de observación, se anotará el tipo de proceso verificado en la primera mirada. El reconocer un tipo de proceso de un golpe de vista resulta tanto más difícil cuanto más tipos de proceso deban ser diferenciados. Por tal razón se recomienda, al realizar un muestreo de actividades por primera vez, no planificar más de 6 a 8 diferentes tipos de procesos. Si se constata en una observación el cambio entre un tipo de proceso y otro, se anotará básicamente el tipo de proceso anterior. Cuestionamiento Es recomendable plantear durante el muestre o de actividades, cada dos a tres días estas siguientes preguntas a los observadores 1) ¿Están definidos sin que haya lugar a dudas los tipos de proceso a observar? 2) ¿Se ha mantenido el plan de recorridos previsto? 3) ¿Fueron las condiciones de trabajo siempre las mismas durante las observaciones realizadas hasta ahora? 4) ¿Han podido determinarse trastornos del proceso general, fuera de los normales, que puedan influir sobre los resultados de la investigación? 5) ¿Existieron cambios importantes a lo largo de la investigación en las cantidades asignadas a las OT de los puestos de trabajo observados? Si se observan aquí fallas importantes, puede interrumpirse el muestreo de actividades en cualquier momento y continuarse nuevamente una vez subsanadas las fallas.
Pliegos para los muestreos de actividades MM2, MM3, y MM4 Para la realización de los muestreos de actividades existe una serie de pliegos, los que pueden ser elegidos según el tipo de anotaciones -ya sean individuales o de grupo- y según la cantidad de elementos del sistema a observar. En el marco de esta introducción al método de muestreo de actividades se reproducirán los pliegos más usuales. Pliego MM2 para anotaciones colectivas Para el ejemplo se ha utilizado el pliego para muestreo de actividades según REFA MM2, el que contiene una estructuración de aplicación universal (Fig. 109). Si se utiliza una columna para cada recorrido, pueden anotarse en el encabezamiento día, número y momento del recorrido. Si en el recorrido se realizan muchas observaciones (no solamente 4 como en el ejemplo), se utilizarán dos o más columnas para cada una de ellas. Siendo que el pliego contiene 20 columnas, podrán anotarse sobre él las observaciones de los 20 recorridos del ejemplo. La anotación de cada observación se realiza siempre marcando una raya en el renglón correspondiente al tipo de proceso observado. Evaluación del MM2 Una vez finalizado el 200 recorrido se evaluará el primer pliego. A este fin se recuentan las observaciones correspondientes a cada tipo de proceso, anotándose los resultados de la suma en la columna “cantidad x”. Sobre la primera hoja de los pliegos MM2 deben anotarse estos valores numéricos también en la columna de resultados “sumatoria x”.
Relacionando cada uno de los valores de x de esta columna con la cantidad de observaciones realizadas hasta el momento (esta es la suma de esta columna), se obtienen valores porcentuales para cada tipo de proceso, los que son anotados en la columna “parte p en %”. Con esto se ha completado la primera de las hojas. La columna “sumatoria x” de esta hoja se convierte en “transferencia xu” de la siguiente. Si se ha completado ésta también con anotaciones de otras observaciones, resultará:
Cantidad xa + transferencia xü = sumatoria x y
Sumatoria x . 100 = parte p en %
Cantidad de observaciones realizadas hasta el momento
Pliego MM3 para anotaciones individuales En lugar del pliego para muestreo de actividades según REFA MM2 para anotaciones colectivas puede utilizarse el pliego MM3, como se muestra en la Fig. 110. Este ha sido estructurado de tal manera que pueden observarse hasta 10 personas o medios de elaboración a la vez, en forma de anotaciones individuales para un total de 10 recorridos. Este pliego contiene por lo tanto 10 x 10 columnas que permiten las anotaciones de hasta 100 observaciones. Estas 100 columnas pueden también ser usadas para las anotaciones de 100 observaciones efectuadas sobre una persona o medio de elaboración.
Pliego MM3 para anotaciones individuales Junto a la posibilidad ya explicada de efectuar las anotaciones de cada observación marcando con una raya el lugar correspondiente al tipo de proceso, existe también la posibilidad de anotar los mismos utilizando la correspondiente abreviatura en el pliego MM4 Fig. 111. Esta posibilidad brinda la ventaja de poder anotar muchas más observaciones sobre un pliego que de la manera anteriormente explicada. Este pliego es además apto como documentación primaria para el perforado de tarjetas, en los casos en que la planificación y evaluación del muestreo de actividades se ha hecho a través de un programa para el procesamiento electrónico de datos. La evaluación manual de este pliego resulta, por el contrario, mucho más dificultosa.
Paso 7 Evaluación parcial Por lo general se efectúa una evaluación parcial luego de haber realizado n 500 observaciones, a fin de controlar si la cantidad de observaciones necesarias estimada en el 4º paso es correcta o si, por el contrario, existe un error apreciable en la estimación. Para ello se procederá como sigue: 1) Determinar la cantidad total x de observaciones para cada tipo de proceso que viene al caso. 2) Determinar la parte p correspondiente a las observaciones de cada tipo de proceso. 3) Determinar en el nomograma (Fig. 103) el margen de confianza real de la fase de proceso correspondiente y, en caso de que sea f > f’, determinar la cantidad corregida de observaciones necesarias n’. Para la determinación del margen de confianza alcanzado puede utilizarse también la fórmula
En el ejemplo resultan de la evaluación del total del muestreo de actividades los siguientes resultados, resumidos en la tabla. Estos muestran que, tal como era de esperarse, no se ha alcanzado con las 500 observaciones el margen de confianza prescrito f = 2,5 %. Con p = 25% y f = 2,5%, resulta de la Fig. 103 que serán suficientes presumiblemente 1 200 observaciones.
Para el tiempo de elaboración puede calcularse, como sigue:
Esta evaluación parcial demuestra que la estimación de la cantidad de observaciones necesarias n’ efectuada en el transcurso del 4º paso ha sido correcta y que puede continuarse con el muestreo de actividades hasta alcanzar n’ = 1200 observaciones. Cuando se haya alcanzado esta cifra, podrá efectuarse la evaluación final.
Paso 8 Evaluación final Siendo que la sumatoria de la frecuencia para cada tipo de proceso es siempre transferida al comenzar un nuevo pliego y anotada en la columna “transferen¬cia”, se necesita tanto para la evaluación parcial como para la final únicamen¬te el último pliego de muestreo de actividades (Fig. 112). La evaluación final (Fig. 113) consiste en: 1) Determinar la cantidad total x ( = sumatoria x) de las observaciones para cada tipo de proceso, 2) determinar la parte p correspondiente a cada tipo de proceso, 3) determinar el valor absoluto del margen de confianza alcanzado f según la Fig. 103 para cada tipo de proceso, 4) resumir los resultados sobre el pliego previsto para tal caso (Fig. 104) por medio de un perfil de tipos de proceso, 5) completar las tarjetas de control como comprobante de la disminución del valor del margen de confianza de las partes correspondientes a cada tipo de proceso durante el muestreo de actividades, 6) decidir respecto a la utilidad del muestreo de actividades.
Fig.113Strong