MATRIZ, SUCURSAL Y AGENCIAS
El crecimiento de una empresa no debe ser tan acelerado que implique la perdida en el control de la misma; por lo contrario, el crecimiento debe ser producto de una cuidadosa planeación; considerando todos los elementos del entorno que pudieran afectar en el futuro.
El crecimiento interno de una Empresa puede tener las siguientes limitantes:
• Espacio fisco de as instalaciones • El mercado, demasiado reducido • La oferta y la demanda del producto(s), en la zona en que opera • Aspectos naturales, aspectos sociales, aspectos económicos,etc.
Cuando las empresas desean incrementar sus ingresos y utilidades ,así como,establecerse,posicionarse en ciertos mercados, el objetivo principal de ellas es incrementar la cantidad de sus negocios en zonas geográficas o mercados cada día mayores y distantes que les posibiliten establecer y mantener contacto mas cercano con sus clientes poniendo a su disposición los artículos que precisan ,para que estos los escojan por su calidad, variedad y precio; situación que les conducirá al aprovechamiento de los beneficios que ofrecen ciertas economías en la producción ,distribución y comercialización de sus productos en mayores cantidades; para lograr estos objetivos se hace necesario el crecimiento externo valiéndose del establecimiento de
SUCURSALES y de AGENCIAS .
SUCURSALES
CONCEPTO: Las Sucursales son establecimientos que desde el punto de vista Jurídico, económico y Administrativo, son extensiones de la CASA U OFICINA MATRIZ, EN EL TERRITORIO DONDE VAYA OPERAR.
CARACTERISTICAS
1. –Las sucursales, al ser extensiones de la Casa u Oficina Matriz; su PERSONALIDAD JURIDICA es la misma; por lo que la Oficina Matriz responde por todas las obligaciones y compromisos de sus sucursales. 2. –En lo referente al aspecto ECONOMICO, las sucursales dependen de la Oficina Matriz; por lo que todas las Inversiones, Mercancías, Fondos, etc. Son propiedad de la Oficina Matriz. 3. –ADMINISTRATIVAMENTE, LAS sucursales operan con las mismas Politicas, Normatividad, Contoles Internos, etc .de la Oficina Matriz; por ejemplo: condiciones de venta ,Crédito, control de personal,etc. 4. –Por lo que se refiere a la CONTABILIDAD,las Sucursales llevan o no su propia Contabilidad de acuerdo a la localidad donde se establezcan u operen.
SUCURSALES LOCALES
CONCEPTO: Son aquellas que se ubican en la misma localidad de la Oficina Matriz, para proporcionar un mejor servicio en cuanto a distancias; evitando que los clientes acudan a los competidores.
CARACTERÍSTICAS:
1. Las sucursales Locales reciben constantemente Mercancías, Bienes, Etc., por parte de la Of. Matriz; estas Sucursales por normatividad no llevan a cabo adquisiciones directas con los Proveedores(a excepción de que se las autorice la Of. Matriz). 2. La Of. Matriz lleva a cabo diariamente cortes de caja a las Sucursales y efectúan los depósitos en Instituciones Bancarias (a excepción que por distancia, se les autorice tener sus propias cuentas Bancarias). 3. La Of. Matriz realiza todos los egresos correspondientes a este tipo de Sucursales (pago de Nóminas de Sueldos, Servicio telefónico y de Comunicaciones, Material y Útiles de Escritorio, Arrendamiento en su caso, etc.). 4. Por lo que se refiere a la Contabilidad, las Sucursales Locales centralizan periódicamente sus operaciones e Información a la Of. Matriz (operando el mismo Sistema, Métodos, Catalogo de Cuentas etc. que la Of. Matriz).
La Oficina Matriz deberá llevar a cabo un control eficiente y adecuado de cada una de sus Sucursales, de sus Inversiones, de las Utilidades o Pérdidas obtenidas, etc,; por ello se hace necesario la utilización de las siguientes cuentas contables:
SUCURSAL “X” CUENTA DE MERCANCÍAS
CARGOS: 1.- Por el Costo de las Mercancías o Bienes por inversión inicial y remesas por parte de la Of. Matriz. ABONOS: 1.- Por el Costo de las Mercancías o Bienes vendidos al contado o a crédito. SALDO: De Naturaleza Deudora y representa la existencia física en Mercancías o Bienes propiedad de la Of. Matriz que tiene la Sucursal “X”.
COSTOS, GASTOS Y VENTAS DE LA SUCURSAL “X”
CARGOS: 1.- Por el Costo de las Mercancías o Bienes vendidos. 2.- Por los Gastos Operativos generados. ABONOS: 1.- Por la Venta de Mercancías o Bienes a precio de venta, al contado o a crédito. SALDO: De Naturaleza Mixta (Deudora o Acreedora).
SUCURSALES FORÁNEAS
Cuando las Sucursales se establecen fuera de la localidad de la Of. Matriz, generalmente obtienen mayor independencia.
CARACTERÍSTICAS
1.- Las Sucursales Foráneas podrán recibir remesas periódicas de Mercancías o Bienes por parte de la Of. Matriz; asimismo, podrán efectuar adquisiciones directamente con Proveedores. 2.- La Of. Matriz podrá entregar remesas de dinero, para solventar las actividades propias de la Sucursal Foránea. 3.- Las Sucursales Foráneas están autorizadas para abrir cuentas Bancarias propias en Instituciones de Crédito a su elección; llevando a cabo ella misma sus cortes de Caja y los depósitos correspondientes. 4.- Las citadas Sucursales, efectuarán sus pagos correspondientes a sus operaciones; asimismo, se le autorizará a operar con un Fondo Fijo de Caja, para gastos menores de la propia Sucursal. 5.- En lo referente a la Contabilidad, las Sucursales Foráneas llevarán su propia Contabilidad; en virtud, de que resultaría incostoso, tiempo perdido, etc., centralizar diariamente sus operaciones.
La Contabilidad de las Sucursales Foráneas se deberán apegar al mismo Sistema Contable, Métodos, Procedimientos etc. De la Of. Matriz, para efectos de la Combinación de la Información Financiera.
De la misma manera que la Of. Matriz debe controlar a las Sucursales Locales por medio de cuentas contables especiales; también las Sucursales Foráneas deberán contar con las siguientes cuentas que tendrán relación directa con las de la Of. Matriz.
Cuentas que deberán operar la Of. Mat5riz por cada una de sus Sucursales Foráneas.
SUCURSAL “X” CUENTA DE INVERSIÓN
CARGOS: 1. Del importe de su saldo Deudor, que representa la inversión neta de la Of. Matriz a la Sucursal. 2. Por el importe de Valores, bienes o Mercancías que la Of. Entrega a las Sucursales Foráneas en inicio de actividades. 3. Por el traspaso del saldo de la cuenta SUCURSAL “X” CUENTA CORRIENTE.
ABONOS:
SALDO:De Naturaleza Deudora y representa la inversión que tiene la Of.Matriz en la Sucursal Foránea.
SUCURSAL “X” CUENTA CORRIENTE
CARGOS: 1. Por el envió de Fondos, mercancías, bienes por parte de la Of. Matriz a la Sucursal Foránea. 2. Por los Gastos Operativos que corresponda a la sucursal y los liquide la Of. Matriz.
ABONOS: 1. Por los Gastos Operativos que correspondan a la Of. Matriz y los liquide la Sucursal Foránea. 2. Por la devolución de Mercancías o Bienes por parte de la Sucursal a la Of. Matriz.
SALDO:De Naturaleza Deudora , el cual se deberá trasladar a la cuenta SUCURSAL “X” CUENTA DE INVERSIÓN, al cierre del periodo contable.
Cuentas que deberán operar cada una de las Sucursales Foráneas por su Of. Matriz o Principal.
OFICINA MATRIZ CUENTA DE INVERSION
CARGOS:
ABONOS:
1. –Del importe de su saldo Acreedor, que representa la inversión neta de la Of. Matriz a la sucursal. 2. –Por la recepción de Fondos,Mercancías,Bienes por parte de la Of. Matriz a la Sucursal Foránea. 3. –Por el traspaso del saldo de la cuenta OFICINA MATRIZ CUENTA CORRIENTE,al cierre del periodo contable.
SALDO:De Naturaleza Acreedora y representa la inversión que tiene la Of. Matriz en la Sucursal.
OFICINA MATRIZ CUENTA CORRIENTE
CARGOS: 1. –Por los Gastos Operativos que corresponden a la Of. Matriz y liquide la Sucursal 2. –Por la devolución de Mercancías o Bienes por parte de la Sucursal a la Of. Matriz.
ABONOS: 1. Por el envió de fondos,Mercancías,Bienes por parte de la Of. Matriz a la sucursal foránea. 2. Por los Gastos Operativos que correspondan a la Sucursal y los liquide la Of. Matriz.
SALDO:De Naturaleza Acreedora, el cual se deberá trasladar a la cuenta OFICINA MATRIZ CUENTA DE INVERSION,al cierre del periodo contable.
AGENCIAS
CONCEPTO: Es una entidad Física o Moral, que ejerce sus actividades con independencia Económica y Administrativa de la Oficina Matriz, la cual realiza dichas actividades en determinados mercados establecidos con antelación, para vender normalmente las mercancías de la Oficina Matriz.
El objetivo principal de las Agencias, es la distribución o colocación de producto (os) propiedad de un tercero denominado Casa u Oficina Matriz; este tipo de crecimiento externo representa una buena opción para muchas empresas; en virtud, de que no representa fuertes erogaciones e inversiones fijas (instalaciones o construcciones) por parte de la Of. Matriz.
CARACTERÍSTICAS
1.- La característica importante de las Agencias, es que cuentan con Personalidad Jurídica propia, por que estarán sujetas a Derechos y Obligaciones. 2.- En el caso, de que no existan contratos de exclusividad con la Of. Matriz, la agencia podrá vender productos de diferentes marcas, de diferentes fabricantes, inclusive que fabriquen o vendan los mismos productos o similares; obteniendo generalmente mayores ingresos. 3.- Las Agencias no mantienen Inventarios; en virtud, de que solo se dedican a la colocación de pedidos, efectuar cobranza y la remisión de dichos cobros a la Of. Matriz. En algunos casos, la Of. Matriz entrega en consignación catálogos, muestrarios o un lote de productos para la exhibición de los mismos. 4.- El Ingreso que perciben las Agencias se les denominará: COMISIÓN MERCANTIL, la cual deberá estar regulada por un CONTRATO debidamente registrado y firmado por las partes (Of. Matriz-Agencia) y en el cual se anotará claramente las acondiciones convenidas (porcentaje de la comisión, el pago de los gastos por la venta, políticas de ventas, etc.). 5.- Los comprobantes de la venta (facturas), deberán ser elaboradas y entregadas por la Of. Matriz; por su parte, las Agencias exclusivamente facturarán por las comisiones recibidas.
NOTA: En algunos casos, las Empresas celebran el Contrato de Comisión Mercantil con personas denominadas: AGENTES DE VENTAS, los cuales podrán ser independientes totalmente como las Agencias o parte (dependientes-independientes); en este caso, se les otorga un sueldo fijo para tener derechos a las diferentes prestaciones de Ley (empleado) y por otro lado el otorgamiento de comisiones.
ASPECTOS CONTABLE
Al ser independientes las Agencias de la Of. Matriz, su Contabilidad podrá implementarse de acuerdo a sus necesidades y características y por lo tanto no están obligadas a operar con el mismo Sistema Contable, Métodos, etc., que la Of. Matriz.
La Of. Matriz con la finalidad de establecer un control adecuado de las operaciones realizadas por las Agencias, deberán abrir tantas cuentas especiales como sean necesarias donde se registren las ventas,
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INSTITUTO TECNOLOGICO DE TEHUACAN
