Los Sistemas de Inventario
Con frecuencia, los precios sufren variaciones en cada compra de mercancías que se hace durante el ciclo contable. Esto dificulta al contador el fácil cálculo del costo de las mercancías vendidas y el costo de las mercancías disponibles. Existen varios métodos que ayudan al contador a determinar el costo del inventario final. Se recomienda seleccionar el que brinde a la empresa la mejor forma de medir la utilidad neta del período económico y el que sea más conveniente a los efectos fiscales. Existen dos buenos sistemas para calcular los inventarios, el sistema periódico y el sistema permanente. En el sistema periódico, cada vez que se hace una venta sólo se registra el ingreso devengado; es decir, no se hace ningún asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de compra por el monto de la mercancía que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario sólo puede determinarse a través de un conteo o verificación física de la mercancía existente al cierre del período económico. Cuando los inventarios de mercancías se determinan sólo mediante el chequeo físico a intervalos específicos, se dice que es un inventario periódico. Este sistema de inventario es el más apropiado para las empresas que venden gran variedad de artículos con alto volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados, ferreterías, zapaterías, perfumerías, etc. El sistema de inventario permanente o continuo, a diferencia del periódico, utiliza registros para reflejar continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un número relativamente pequeño de productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computación, vehículos, equipos de oficina y del hogar, etc., son los más inclinados a utilizar un sistema de inventario permanente o continuo.
3. Métodos de Valuación de Inventarios En el sistema de inventario permanente existen varios métodos para calcular el monto de los inventarios, los más usados son: el de primeras entradas, primeras salidas (PEPS); el de últimas entradas, primeras salidas (UEPS), el método de promedio móvil. Las empresas que utilizan este sistema de inventario llevan el control de la circulación de sus mercancías, en unas tarjetas previamente elaboradas para tal fin. El diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares. Cualquiera sea el modelo que se utilice, un buen control con información suficiente para los efectos administrativos y contables requiere de una ficha de control de existencias que contenga las siguientes partes: nombre del artículo, código, unidad, ubicación, mínimo, máximo, proveedor, fecha, comprobante, cantidades, precio unitario, monto. Se destina una tarjeta para cada clase de artículo y en ella se anota el nombre de éste, así como su código que es el número de referencia asignado; también se escribe en ella el lugar de ubicación que le corresponde a ese artículo en el almacén; la casilla de unidad se refiere a la unidad de medida del artículo, como por ejemplo: bulto, caja, juego, estuche, gruesa, docena, galón, kilo, etc.; mínimo, para señalar la cantidad menor del artículo en existencia con la cual se pueden servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes; máximo, señala la cantidad mayor de ese artículo que debe existir sin sacrificar espacio en el almacén ni abultar innecesariamente la inversión; proveedores, lugar para anotar el nombre y dirección del proveedor del artículo; fecha, columna para anotar la fecha en que se llevó a cabo la operación; comprobante, espacio para registrar el número del comprobante que respalda la operación realizada; cantidades, sección que comprende a su vez tres columnas: la primera es para registrar las entradas, la segunda es para las salidas, y, en la tercera se registra la existencia remanente después de cada operación; precio unitario, sección con dos columnas: en la primera se anota el precio unitario de las entradas y en la segunda el de las salidas de cada una de las unidades en referencia; monto, sección que comprende tres columnas, en el debe se registran el costo de las unidades que entran, en el haber se asienta el costo de las unidades que salen según el método empleado, en la columna de saldo se anota el costo remanente del movimiento y representa el costo de la existencia de ese artículo. A continuación se inserta un modelo de una ficha de control de existencias de mercancía con la estructura descrita.
CONTROL DE EXISTENCIAS ARTÍCULO: REF: UBICACIÓN: UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO: PROVEEDOR: FECHA COMPROBANTE CANTIDADES VALOR UNITARIO MONTO TOTAL
Entrada Salida Existencia Entrada Salida Debe Haber Saldo
4. Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) Con este método se supone que las primeras mercancías compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las más recientes adquisiciones, valoradas al precio actual o a los últimos precios de compra. El siguiente ejemplo ilustra la aplicación de este método. Distribuidora Zuly, S.A., realizó durante el mes de enero las siguientes operaciones de compra-venta con uno de sus artículos. Todas las transacciones fueron al contado; con recargo del 70% sobre el precio de costo. Fecha Comprobante Operación Cantidad Prec. Unit Costo T. Enero 05 Nº 324 Compra 130 600 78.000 Enero 09 Nº 351 Compra 60 610 36.600 Enero 12 Fact. 1267 Ventas 52 Enero 16 Nº 385 Compra 85 605 51.425 Enero 21 Fact. 1279 Ventas 94 Enero 23 Fact. 1285 Ventas 44 Enero 25 Nº 420 Compra 215 625 134.375 Enero 27 Fact. 1294 Ventas 80 Enero 30 Fact. 1298 Ventas 50 Enero 31 Nº 473 Compra 100 630 63.000
El encargado del almacén llevará un registro de cada una de estas operaciones, en una hoja de control de existencia, tal como se muestra en la siguiente ilustración: CONTROL DE EXISTENCIAS ARTÍCULO: XX REF: UBICACIÓN: UNIDAD: uno MÍNIMO: MÁXIMO: PROVEEDOR: FECHA COMPROBANTE CANTIDADES VALOR UNITARIO MONTO TOTAL
Entrada Salida Existencia Entrada Salida Debe Haber Saldo
01–05 Nº 324 130 130 600 78.000 78.000 01–04 Nº 351 60 190 610 36.600 114.600 01–12 F. 1267 52 138 600 31.200 83.400 01–16 Nº 385 85 223 605 51.425 134.825 01–21 F. 1279 94 129 78×60016×610 56.560 78.265 01–23 F. 1285 44 85 610 26.840 51.425 01–25 Nº 420 215 300 625 134.375 185.800 01–27 F. 1294 80 220 605 48.400 137.400 01–30 F. 1298 40 170 5×60545×625 31.150 106.250 01–31 Nº 473 100 270 630 63.000 169.250 Observe con detenimiento cada uno de los registros en la ilustración, la primera anotación no reviste ningún problema por tratarse de la primera compra, 130 unidades que entran como existencia inicial con precio unitario de Bs. 600 para un total de Bs. 78.000 de saldo. La segunda anotación es para registrar otra compra de 60 unidades las cuales incrementan la existencia a 190 unidades de ese artículo; el precio unitario de esta nueva compra fue de Bs. 610 lo que significa un total de Bs. 36.600, incrementando el saldo a Bs. 114.600 que representa el valor total de las existencias de tal artículo. La tercera anotación es para registrar una venta de 52 unidades, es la primera salida y la existencia se reduce a 138 unidades; como el método que estamos empleando es el de PEPS, el precio unitario de salida es de Bs. 600, esto significa que el precio de costo de las 52 unidades vendidas es de Bs. 31.200 y el saldo se reduce a Bs. 83.400. La siguiente anotación es una nueva compra de 85 unidades, las existencias ascienden a 223; el precio unitario de esta nueva compra es de Bs. 605 para un total de Bs. 51.425, incrementando el saldo a Bs. 134.825. El día 21 se registró una venta de 94 unidades lo que hace que la existencia baje a 129 unidades. En esta operación hay que tener especial cuidado con el precio unitario de salida; el primer precio unitario registrado es de Bs. 600 correspondiente a una compra de 130 unidades, pero el día 12 se efectuó una venta de 52 unidades, por lo tanto, a ese precio sólo quedan 78 unidades; para completar la venta de este día, 16 unidades salen a un costo unitario de Bs. 610; el precio de costo de la venta es de Bs. 56.560 quedando un saldo de Bs. 78.265. A medida que los primeros lotes de mercancía se vayan agotando, la información se remarca con un resaltador de color para facilitar el control. El día 23 se registró otra venta de 44 unidades y la existencia baja a 85 unidades, el precio unitario de salida es de Bs. 610. Con esta nueva venta también se agota el precio unitario de Bs. 610 ya que a este precio el día 21 se dio salida a 16 unidades, más 44 de esta venta suman las 60 adquiridas el día 9. El precio de costo de esta venta es de Bs. 26.840, para un saldo de Bs. 51.425 Un nuevo registro se realizó el día 25 para asentar una compra de 215 unidades que incrementan la existencia a 300 unidades. Como el precio unitario de la nueva compra fue de Bs. 625, significa que su costo alcanzó Bs. 134.375, incrementando el saldo a Bs. 185.800. Otra venta de 80 unidades se llevó a cabo el día 27, la existencia baja a 220 unidades, el precio de costo unitario para esta operación es de Bs. 605 (según compra del día 16) con un total de Bs. 48.400, quedando el saldo en Bs. 137.400. El día 30 se registró una nueva venta de 50 unidades, la existencia bajó a 170 unidades. En esta venta sólo 5 unidades pueden salir a un precio unitario de Bs. 605, pues de las 85 adquiridas el día 16, 80 fueron vendidas el día 27. Se completa la salida con 45 unidades al nuevo precio unitario de Bs. 625 para un total de Bs. 31.150 y saldo de Bs. 106.250. El último registro corresponde a una compra de 100 unidades que incrementa la existencia a 270 unidades; el precio unitario fue de Bs. 630 para un total de Bs. 63.000 y saldo de Bs. 169.250. Los registros de estas transacciones quedarán asentados en el libro de diario de la siguiente manera:
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Enero 05 Inventario 78.000
Banco 78.000 Compra de mercancías al contado, según comprobante Nº 324 y cheque xx ----−2-----
Enero 09 Inventario 36.600
Banco 36.600 Compra de mercancías al contado, según comprobante Nº 351 y cheque xx ----−3-----
Enero 12 Caja 53.040
Costos de venta 31.200 Inventario 31.200 Ventas 53.040 Ventas al contado según factura Nº 1267 ----−4-----
Enero 16 Inventario 51.425
Banco 51.425 Compra de mercancías al contado, según comprobante Nº 385 y cheque xx ----−5-----
Enero 21 Caja 96.152
Costo de venta 56.560 Inventario 56.560 Ventas 96.152 Ventas al contado según factura Nº 1279 ----−6-----
Enero 23 Caja 45.628
Costo de venta 26.840 Inventario 26.840 Ventas 45.628 Ventas al contado según factura Nº 1285 ----−7-----
Enero 25 Inventario 134.375
Banco 134.375 Compra de mercancías al contado según comprobante Nº 420 y cheque xx ----−8-----
Enero 27 Caja 82.280
Costo de venta 48.400 Inventario 48.400 Ventas 82.280 Ventas al contado según factura Nº 1294 ----−9-----
Enero 30 Caja 52.955
Costo de venta 31.150 Inventario 31.150 Ventas 52.955 Ventas al contado según Nº 1298 ----−10-----
Enero 31 Inventario 63.000
Banco 63.000 Compra de mercancías al contado según comprobante Nº 473 y cheque xx
5. Método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) Este método considera que las últimas mercancías compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las de más vieja adquisición, valoradas a los precios iniciales de compra. Con los mismos datos de Distribuidora Zuly, S.A., manejados anteriormente, se ilustra a continuación el manejo de la “ficha de control de existencias” con la aplicación de este otro método. CONTROL DE EXISTENCIAS ARTÍCULO: XX REF: UBICACIÓN: UNIDAD: uno MÍNIMO: MÁXIMO: PROVEEDOR: FECHA COMPROBANTE CANTIDADES VALOR UNITARIO MONTO TOTAL
Entrada Salida Existencia Entrada Salida Debe Haber Saldo
01–05 Nº 324 130 130 600 78.000 78.000 01–04 Nº 351 60 190 610 36.600 114.600 01–12 F. 1267 52 138 610 31.720 82.880 01–16 Nº 385 85 223 605 51.425 134.825 01–21 F. 1279 94 129 85×6058×6101×600 56.905 77.400 01–23 F. 1285 44 85 26.400 51.000 01–25 Nº 420 215 300 625 134.375 185.375 01–27 F. 1294 80 220 625 50.000 135.375 01–30 F. 1298 50 170 625 31.250 104.125 01–31 Nº 473 100 270 630 63.000 167.125 Las dos primeras anotaciones sirvieron para registrar las compras de los días 5 y 9. Con la segunda operación la existencia ascendió a 190 unidades con saldo de Bs. 114.600. El día 2 se efectuó la primera venta de 52 unidades, es la primera salida y la existencia se reduce a 148 unidades; como el método que aquí se está utilizando es el UEPS, el precio unitario de salida debe ser de Bs. 610, esto significa que el precio de costo de las 52 unidades es de Bs. 31.720 y el saldo se reduce a Bs. 82.880. La siguiente anotación es una nueva compra de 85 unidades, las existencias ascienden a 223, el precio unitario de esta nueva compra es de Bs. 605 para un total de Bs. 51.425 incrementando el saldo a Bs. 134.305. El día 21 se registró una venta de 94 unidades lo que hace que la existencia baje a 129 unidades. A esta operación debe prestársele especial atención a los precios unitarios de salida, el precio unitario registrado es de Bs. 605 correspondiente a la compra de 85 unidades el día 16; este último precio será el primero en salir, pero el lote no cubre el volumen de la venta, por lo tanto se pasa al precio anterior que es de Bs. 610 de la compra del día 9, pero de ese lote sólo quedan 8 unidades pues 52 fueron vendidas el día 12; para completar la venta de las 94 unidades se toma a precio de Bs. 600, es así como el precio de costo de esta venta suma Bs. 56.905 quedando un saldo de Bs. 77.400. El día 23 se registró otra venta de 44 unidades y la existencia quedó en 85 unidades, el precio unitario de salida es de Bs. 600 pues los lotes de mercancías adquiridos recientemente ya están agotados. El costo de esta venta es de Bs. 26.400 y un saldo de Bs. 51.000. Un nuevo registro se realizó el día 25 para asentar una compra de 215 unidades que incrementan la existencia a 300 unidades. Como el precio unitario de la nueva compra fue de Bs. 625 significa que su costo alcanzó Bs. 134.375, incrementando el saldo a Bs. 185.375. Otra venta de 80 unidades se efectuó el día 27, la existencia baja a 220 unidades, el precio de costo unitario de esta operación es de Bs. 625 por ser el último precio de entrada hasta la fecha; el precio de costo global de esta operación es de Bs. 50.000 y queda un saldo de Bs. 135.375. El día 30 se registró una nueva venta de 50 unidades, la existencia bajó a 170 unidades. El precio de costo unitario sigue siendo Bs. 625 ya que el lote adquirido el día 25 es suficiente para cubrir esta nueva venta, por lo tanto el precio de costo global de la transacción asciende a Bs. 31.250 para un saldo de Bs. 104.125. El último registro corresponde a una compra de 100 unidades que incrementa la existencia a 270 unidades; el precio unitario fue de Bs. 630 para un total de Bs. 63.000 y saldo de Bs. 167.125. Los asientos de diario de estas transacciones quedan del mismo modo que lo indicado en el método anterior, sólo varía el monto que corresponde a las operaciones de venta, por cuanto los costos de venta varían según el método de inventario utilizado. Observe los asientos en la siguiente ilustración, recuerde que la utilidad bruta en venta es del 70%.
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Enero 05 Inventario 78.000
Banco 78.000 Compra de mercancías al contado, según comprobante Nº 324 y cheque xx ----−2-----
Enero 09 Inventario 36.600
Banco 36.600 Compra de mercancías al contado, según comprobante Nº 351 y cheque xx ----−3-----
Enero 12 Caja 53.924
Costos de venta 31.720 Inventario 31.720 Ventas 53.924 Ventas al contado según factura Nº 1267 ----−4-----
Enero 16 Inventario 51.425
Banco 51.425 Compra de mercancías al contado, según comprobante Nº 385 y cheque xx ----−5-----
Enero 21 Caja 96.738,5
Costo de venta 56.905 Inventario 56.905 Ventas 96.738,5 Ventas al contado según factura Nº 1279 ----−6-----
Enero 23 Caja 44.880
Costo de venta 26.400 Inventario 26.400 Ventas 44.880 Ventas al contado según factura Nº 1285 ----−7-----
Enero 25 Inventario 134.375
Banco 134.375 Compra de mercancías al contado según comprobante Nº 420 y cheque xx ----−8-----
Enero 27 Caja 85.000
Costo de venta 50.000 Inventario 50.000 Ventas 85.000 Ventas al contado según factura Nº 1294 ----−9-----
Enero 30 Caja 53.125
Costo de venta 31.250 Inventario 31.250 Ventas 53.125 Ventas al contado según Nº 1298 ----−10-----
Enero 31 Inventario 63.000
Banco 63.000 Comp de mercancías al contado s/ comprob Nº 473 y che xx
6. Método de Promedio Móvil Este método reconoce que los precios varían, según se van comprando mercancías, durante el ciclo económico. Por lo tanto, las salidas de almacén serán valoradas al costo promedio de las existencias disponibles. Con la misma información de Distribuidora Zuly, S.A., se muestra la aplicación de este método. CONTROL DE EXISTENCIAS ARTÍCULO: REF: UBICACIÓN: UNIDAD: MÍNIMO: MÁXIMO: PROVEEDOR: FECHA COMPROBANTE CANTIDADES VALOR UNITARIO MONTO TOTAL
Entrada Salida Existencia Entrada Salida Debe Haber Saldo
01–05 Nº 324 130 130 600 78.000 78.000 01–04 Nº 351 60 190 610 36.600 114.600 01–12 F. 1267 52 138 603,15 31.363,8 83.236,2 01–16 Nº 385 85 223 605 51.425 134.661,2 01–21 F. 1279 94 129 603,86 56.762,84 77.898,36 01–23 F. 1285 44 85 603,86 26.569,84 51.328,52 01–25 Nº 420 215 300 625 134.375 185.703,52 01–27 F. 1294 80 220 619 49.520 136.183,52 01–30 F. 1298 50 170 619 30.950 105.233,52 01–31 Nº 473 100 270 630 63.000 168.233,52 Ya se ha explicado que los dos primeros registros son para asentar las entradas ocurridas hasta la fecha. La tercera operación se realizó el día 12 cuando se vendieron 52 unidades; para determinar el precio unitario de salidas se ponderan los costos unitarios de las unidades existentes, para ello basta dividir el costo total entre la existencia y el resultado será el costo ponderado. (114.600 ÷ 190) = 603,15 Con esta operación se obtuvo un precio de costo promedio de Bs. 603,15 el cual se aplica a las 52 unidades que salen, resultando un costo total global de Bs. 31.363,80. Este costo promedio por unidad se mantendrá hasta tanto no se haga una nueva compra de mercancías con nuevos precios. Los respectivos registros en la hoja control de existencias sigue el mismo procedimiento como el ya explicado en los métodos anteriores. Otra salida se efectuó el día 21 cuando se vendieron 94 unidades, el costo unitario de salida será el promedio de los costos existentes a la fecha, pues el costo promedio calculado el día 12 varía puesto que hubo una compra el día 16. El procedimiento del cálculo es el siguiente: (134.661,20 ÷ 223) = 603,86. Este costo se aplica a las 94 unidades que salen y dan un total de Bs. 56.762,84. La siguiente salida fue el día 23 cuando se vendieron 44 unidades, observe que el precio unitario de salida no varía por cuanto no hubo operaciones de entradas ni variaciones de costos, en este caso el precio del costo sigue en Bs. 603,86 el cual se aplica a las 44 unidades que salen, para un total de Bs. 26.569,84. Una nueva salida de 80 unidades se realizó el día 27. Aquí fue necesario calcular el nuevo precio de costo por cuanto hubo una operación de compra el día 25 a un nuevo precio, el nuevo costo promedio se obtuvo así: (185.703,52 ÷ 300) = 619. Este costo se aplica a las salidas y da un total de Bs. 49.520. Este último precio de costo se mantiene para la salida del día 30 porque no hay variación en las operaciones de compra.
