cartas modelos (word-access)
1. Creas tu documento con todo el formato tal como lo haces normalmente, y toma en cuenta en donde van a ir tus campos.
2. Crea tu BD de Access con todos los registros para combinar (en caso de que no la tengas ya).
3. En Word, ve a la opción Herramientas/Combinar correspondencia.
4. Word te pide crear tu documento principal (plantilla) usando el botón Crear/Cartas modelo/Ventana activa.
5. Luego le indicas que obtenga los datos de tu BD usando el botón Obtener datos/Abrir origen de datos y en el tipo de archivo del cuadro de diálogo, elige “Bases de datos de MS Access” (ese es el truco). Entonces abre tu BD de los datos.
6. Indícale a Word de cual tabla va a tomar los datos. Si los datos deben de salir de varias tablas, deberás crear una consulta.
7. Luego, Word te dirá que no hay campos en tu documento, claro, apenas lo estamos creando, así que presiona el botón “Modificar documento principal” e introduce los campos que necesites mediante el botón “Insertar campo de combinación” de la barra de herramientas de combinar correspondencia.
8. Una vez colocados todos los campos en el lugar donde los quieres, presiona le botón combinar de la barra de herramientas y Word combinará tu plantilla con los datos de la BD.
9. El documento combinado es independiente del original ¿ok? así que no te preocupes si no salió como lo esperabas elimínalo y crea otro.
10. Antes de combinar, puedes hacer una vista previa de cómo se verán tus datos usando un botoncito que tiene ABC (de la misma barra de herramientas).
