FACTORES CRITICOS PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO: El número limitado de áreas en las cuales los resultados, si son satisfactorios, asegurarán un funcionamiento competitivo y exitoso para la organización La técnica implica, para su aplicación, los siguientes puntos básicos: • Definir los objetivos globales de la organización. • Definir una unidad de medida para evaluar el funcionamiento de la Organización con respecto a esos objetivos. • Identificar los factores claves que contribuyen a ese funcionamiento. • Identificar las relaciones causa-efecto entre objetos y factores clave.
DESCRIPCIÓN DE LA TÉCNICA
Se trata en definitiva de identificar áreas y factores cuyo funcionamiento permitirán la implantación de una estrategia determinada. Deben considerarse factores internos y externos de la Organización, como actividades dentro de la organización que se deben realizar con especial atención, sucesos externos sobre los cuales la organización puede tener o no control y áreas de la organización cuyo funcionamiento debe situarse a un nivel competitivo. Debemos distinguir entre FE (Factores de Éxito) y FCE (Factores Críticos de Éxito). OBJETIVOS: Fines hacia los cuales se dirige el esfuerzo de la Organización. FE: Factor de Éxito: es algo que debe ocurrir (o debe no ocurrir) para conseguir un objetivo. FCE: Factor Crítico de Éxito: Un Factor de Éxito se dice que es crítico cuando es necesario su cumplimiento para los objetivos de la organización. Debemos tener en cuenta que: Es más efectivo separar la consideración de los FE, de la evaluación de cuales son FCE. Un número elevado de FCE, desvirtúa el sentido de esta técnica. Los objetivos son fines en si mismos, si un objetivo sirve para obtener otros objetivos, se considera entonces un Factor de Éxito.
PROCEDIMIENTOS DE DEFINICIÓN DE LOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Determinar cuales van a ser los FCE corresponde, por una parte al equipo del proyecto, que recogerá información de los gestores de la misma. El procedimiento a seguir se basa en obtener una lista de Factores inicial e ir refinando y depurando esta lista hasta obtener una selección final de los FCE, y por último se asignarán los recursos necesarios. El procedimiento a seguir consta de los siguientes pasos:
1) Elaborar una lista de los objetivos de la Organización. Determinar la misión, metas y objetivos. Es conveniente ser explícitos.
2) Depurar la lista de los objetivos. Revisar la lista de objetivos para asegurar que dichos objetivos constituyen un fin en sí mismos y no son medios para conseguir otros objetivos
3) Identificar los Factores de Éxito. Para cada objetivo se obtendrá una lista de Factores de Éxito, contemplando factores externos e internos.
4) Eliminar Factores de Éxito no relevantes. Si el FE está dentro del control de la organización, se sigue el siguiente criterio:
— ¿Es el FE esencial para cumplir objetivos?
— ¿Requiere recursos especialmente cualificados?
Si el FE está fuera del control de la organización:
— ¿Es el FE esencial para cumplir objetivos?
— ¿Hay una probabilidad significativa de que el FE no ocurra?
— Si no ocurre el FE ¿podrían alterarse las formas de actuar para que la no ocurrencia del FE tenga consecuencias mínimas?
Si alguna respuesta de estas preguntas es NO, eliminamos el FE.
5) Agrupar los FE de acuerdo con los objetivos.
Al analizar cada objetivo por separado puede que los FE estén repetidos o sean sinónimos de un objetivo. 6) Identificar los componentes de estos Factores de Éxito. Descomponemos los FE en otros FE necesarios para conseguir ese FE.
7) Seleccionar los Factores Críticos de Éxito. De los FE obtenidos de la descomposición de los FE, aplicamos los criterios del paso 4 y eliminamos aquellos que no cumplan los criterios. 8) Asignación de Recursos. Para los FCE internos de la Organización, se asignan los recursos para su realización. Para los FCE externos que no controla la organización se deben establecer procedimientos que informen sobre su estado, para establecer planes alternativos en caso de su no ocurrencia
ALCANCE DEL PROYECTO: Es todo el trabajo que se tiene que realizase con el fin de que el cliente quede satisfecho de que las entregas (el producto o los artículos a proporcionarle), cumplan con los requisitos o los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto EL COSTO DE UN PROYECTO: Es la cantidad que se ha convenido de pagar, el cliente por las entregas aceptables del proyecto. Se basan en un presupuesto que incluye un estimado de los costos, relacionado con los diversos recursos que se usaran para realizar el proyecto. Pudiera incluir los sueldos de las personas que trabajaran en el proyecto, los materiales y suministros, el alquiler de equipos e instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o asesores que realizaran algunas de las tareas del proyecto. EL PROGRAMA DE UN PROYECTO: Es la relación de tiempos que especifica cuando se debe de iniciar y terminar cada actividad, por lo general el objetivo del proyecto, expresa el tiempo en el cual se tiene que contemplar en el alcance del proyecto en términos de una fecha especifica, acordada entre el cliente y la persona o la organización que realiza el trabajo. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: El objetivo de cualquier proyecto es completar el alcance dentro del presupuesto para una fecha determinada. Para ayudar el logro de este objetivo, es importante desarrollar un plan antes del inicio del proyecto; este debe incluir todas las tareas de trabajo, los costos relacionados y los estimados del tiempo necesario para terminarlos. Algunos de los factores determinantes para el éxito de este tipo de proyectos son: a).- Educación y Publicidad en el sentido de que el usuario no debe sentirse intimidado por el uso y debe tener certeza de su confiabilidad y seguridad. b).- Entrar en la economía digital o del conocimiento digital. c).- Aceptación por parte de la población. d).- Definición de componentes de valor agregado que justifiquen el cambio.
