Las 12 habilidades directivas “clave” responde a la creciente necesidad de ampliar nuestra capacidad para dirigir nuestros pasos por el mundo del trabajo, con significativa habilidad, en un triple ámbito: el de la auto dirección, la relación con los demás y el de la dirección de otras personas
I. Habilidades muy valiosas de dirección de uno mismo, que permiten avanzar en el mundo del trabajo
Toma de decisiones y resolución de problemas Tomar decisiones implica mantener despiertas las facultades que se deben poner en uso para la toma de decisiones inteligentes. Éstas son:
1. El conocimiento de uno mismo y de las propias capacidades y limitaciones. Las nociones de lo que hacemos o somos capaces de hacer son, a menudo, muy vagas.
2. El contraste de nuestra posible respuesta contra nuestro sistema de valores y su priorización.
3. La imaginación. Esta se desarrolla mediante la visualización. Es una manera de llegar al subconsciente mediante la conciencia.
4. La capacidad de elegir Una metodología de análisis de problemas muy utilizada por las empresas líderes para el logro de la mejora continua y la calidad total es el QQCCDP. Este método consiste en que, antes de intentar resolver un problema, debe responder con la mayor amplitud posible las siguientes preguntas:
• ¿Qué es lo que ocurre?
• ¿Quién está implicado?
• ¿Cómo sucede?
• ¿Cuándo sucede?
• ¿Dónde tiene lugar?
• ¿Por qué acontece así?
Resolver adecuadamente un problema es más una cuestión de enfocarlo de manera sistemática que de inspiración. Asumir un enfoque sistemático de un problema requiere recorrer los siguientes pasos de manera secuencial:
1. Obtener toda la información con respecto al problema.
2. Seleccionar los datos más relevantes.
3. Establecer relaciones entre las informaciones recogidas.
4. Comprobar progresivamente las conclusiones que se van obteniendo en relación con los hechos que la soportan.
II. Diseñar la propia estrategia profesional
El diseño de la propia estrategia profesional implica tener un “plan B” que responda a la pregunta: ¿qué haré cuando ya no tenga el empleo que tengo hoy? Para obtener respuesta, esta pregunta debe trabajar tres factores de éxito profesional:
Fijación de objetivos profesionales valiosos.
Estudio del terreno por el que nos moveremos
Creación, mantenimiento y utilización apropiada de nuestros contactos personales
III. Gestión del tiempo
La gestión del tiempo significa el desarrollo de tres elementos clave
1. Delegación. Cuando tenemos algo que hacer, disponemos de dos alternativas:
1.1 Delegación en el tiempo. Capacidad para distinguir entre lo que es urgente (el día tras día de la empresa) y lo que no es urgente pero necesario (planificación y consecución de los objetivos).
1.2 Delegación en otras personas. La delegación exitosa conlleva una comprensión clara y un compromiso entre el jefe y subordinado.
2. Agenda. Es imprescindible disponer de un sistema personal de gestión que facilite la planificación. Las características que debe tener una agenda son:
2.1 Debe ser un instrumento y no un fin en sí mismo.
2.2 Debe acomodarse a las exigencias de nuestra actividad.
2.3 Debe ser un sistema sencillo y fácil de manejar.
3. Equilibrio. Consiste en asignar el tiempo necesario a cada actividad profesional, teniendo en cuenta que debe tener tiempo para las actividades personales.
IV. Gestión del estrés
Estrés significa una influencia mental y emocionalmente disruptiva e inquietante. En el ámbito coloquial, se asocia a la tensión provocada por un exceso de actividad o de trabajo.
Para controlar el estrés, primero debe identificar qué lo ocasiona. Para ello, debe preguntarse: ¿qué circunstancias nos producen efectos indeseados? Después de su identificación dispone de dos opciones: a) Interpretarlas de distinta manera; b) Cambiarlas. Lo peor ante las sensaciones de estrés es no hacer nada.
Ante una situación de estrés, las personas recurren a tres clases de recursos:
• Apoyos externos disponibles. Apoyo familiar o de amigos.
• Personales. Rasgos de la personalidad del sujeto.
• Estrategias. Plan desarrollado por el propio individuo para superar el acontecimiento negativo. De estos tres recursos, el único que marca realmente la diferencia es el último.
V. Interacción personal y comunicación
La capacidad de interrelación con otras personas es fundamental para el éxito profesional. Para desarrollar esta capacidad debe:
• Buscar un trato persona a persona.
• Tratar de encontrar lo que tenemos en común.
• Librarnos de nuestros prejuicios.
• Valorar la integridad de sus interlocutores.
• Ante una agresión, procurar aclarar las cosas.
• Evitar discusiones.
• Saber escuchar.
VI. Negociación
La negociación es un proceso que se produce constantemente en nuestra vida profesional. Existen dos modelos de negociación antagónicos entre sí:
1. Clásico (basado en la posición). Se desarrolla de manera que cada oponente asume una posición de partida que, a lo largo del proceso, se discute y con respecto a la cual se hacen concesiones, con el fin de llegar a un compromiso satisfactorio para ambas partes.
2. Basado en principios. Se centra en los intereses de cada parte. Consta de cuatro elementos básicos:
- Gente. Separa las personas del problema; aparta la relación de lo que verdaderamente está en discusión.
- Intereses. Se centra en los intereses de cada una de las partes.
- Opciones. Se procura generar varias posibilidades que permitan beneficios mutuos, identificando intereses compartidos.
- Criterios. Insiste en que el resultado se base en algún estándar objetivo.
VII. Sea asertivo
Ser asertivo es tener la capacidad de defender los propios derechos sin violar los de los demás.
Para poder ser asertivos es necesario creer que tanto nosotros como los demás tenemos necesidades que satisfacer y aportaciones que hacer. Es decir, hemos de valorarnos, pero también valorar a los demás.
Cuando un profesional consigue ser asertivo es capaz de expresar, de manera realista y desapasionada, los sentimientos que provoca en él cualquier conducta de otras personas.
VIII. Gestione a su jefe
Al incorporarse en un nuevo puesto de trabajo se inicia una relación laboral y muchas veces personal con su inmediato superior: el jefe.
Un jefe consciente de cómo son las cosas, sabe que la principal contribución a la cuenta de resultados de una empresa la hacen los empleados.
Un factor muy importante en la relación jefe/subordinado es la confianza. Este factor se crea, se establece y se consolida sobre la base de dos pilares fundamentales: el carácter de estas personas y su nivel de competencia como profesionales.
El carácter que inspira confianza posee tres rasgos fundamentales:
1. Integridad. Los valores coinciden con las palabras y con la actuación de las personas.
2. Madurez. Capacidad de expresar las propias necesidades respetando las de los demás.
3. Espíritu de servicio. Voluntad de servir, que no es lo mismo que servilismo.
La competencia profesional se valora por la capacidad del subordinado de implantar soluciones que maximicen los resultados de la empresa con los recursos disponibles.
IX. Liderazgo
La habilidad para liderar un equipo de personas es quizás una de las más elusivas a la hora de tratar de identificarla en una persona. Sin embargo, el papel de un líder es crucial.
¿Qué hace que un líder sea muy efectivo? La respuesta podría estar en que se le pueda atribuir una determinada combinación de rasgos intelectuales, actitudes y aptitudes.
Los rasgos intelectuales de un líder Las principales características intelectuales de un líder son:
• Inteligencia práctica.
• Objetividad.
• Anticipación. Capacidad de anticiparse a los acontecimientos.
Actitudes personales y profesionales que facilitan el liderazgo. Toda persona que aspire a mandar debe ser un gran trabajador. No solamente por el número de horas que dedique a su tarea, sino por el grado de compromiso e implicación personal.
La actitud del líder debe ser pragmática y flexible, centrada en las necesidades de la empresa que traerán beneficios a largo plazo.
No está claro cuáles son exactamente las aptitudes de líder, pero las siguientes se encuentran en la mayoría de líderes exitosos:
• Correcta expresión oral y escrita.
• Apertura a las ideas de los otros.
• Saber educar tareas y personas.
• Mantener la cohesión del equipo.
• Proporcionar un alto nivel de empuje.
• Enfocar las situaciones de manera peculiar.
En última instancia, el principal distintivo que posee el auténtico líder es la especial e infrecuente sabiduría de decir sí o no.
X. Motivación
Para motivar convenientemente al personal es necesario conocer previamente los factores que producen la satisfacción o insatisfacción de un trabajador en su puesto de trabajo.
Los factores que producen una gran satisfacción en el trabajo son:
1. Logro.
2. Reconocimiento.
3. El trabajo en sí mismo.
4. Promoción.
5. Crecimiento.
Los factores que producen extrema insatisfacción en el trabajo son:
1. Normas y procedimientos de gestión de la empresa.
2. Supervisión.
3. Relaciones con el supervisor.
4. Condiciones de trabajo.
5. Salario.
XI. Los siete hábitos de la gente altamente efectiva
Los siete hábitos representan un planteamiento completo para aumentar la efectividad personal en la vida privada y en el trabajo, cuya verdadera clave no reside en los hábitos considerados por separado, sino en la relación entre ellos y en su secuencia.
Los tres primeros nos permiten ser independientes, los tres siguientes conseguir ser buenos trabajadores y el último es integrador, porque permite vivir los seis hábitos anteriores plenamente. Los siete hábitos son:
1. Proactividad. Se refiere a la capacidad que todos tenemos de afrontar la vida personal y profesional tomando la iniciativa.
2. Empezar con un fin en mente. Es imprescindible tener un objetivo en mente; de lo contrario, disipará energía física y psíquica en actividades que quizá tengan presente, pero que no tienen futuro.
3. Establecer primero lo primero. Es el hábito que permite poner en práctica nuestros objetivos de manera incesante y momento a momento con efectividad. Para ello debe establecer prioridades y ejecutar planes que le permitan gestionar su tiempo de forma eficiente y agradable al mismo tiempo.
4. Pensar en ganar/ganar. Es importante mantener una actitud con los demás que permita llegar con ellos a soluciones ganadoras para ambas partes. Esta actitud favorece las relaciones a largo plazo.
5. Procurar primero comprender y después ser comprendido. Es un proceso necesario para poder llegar a acuerdos del tipo ganador/ganador y también es la clave de la comunicación interpersonal efectiva. Para poder alcanzar el ganador/ganador en nuestras relaciones, el “otro” deberá, a su vez, comprender nuestra postura; lo que podremos conseguir casi siempre si primero hemos logrado comprender la suya.
6. Sinergia. Para lograr sinergia se deben tener grandes dosis de seguridad interior (que puede proporcionar la práctica de los hábitos numerado del uno al cinco), así como apertura de miras y espíritu de aventura. Porque para acceder a las posibles sinergias a que se puede llegar en nuestra relación con otras personas, hay que ser capaz de reconocer y valorar las diferencias psicológicas de cada uno, para poder construir sobre fuerzas y neutralizar debilidades.
7. Afilar la sierra. Este hábito supone la preservación y el realce del propio ser en sus cuatro dimensiones básicas: física, espiritual, mental y social/emocional.
XII. ¿Cómo realizar presentaciones en público?
Hablar en público es una habilidad que tradicionalmente solo era necesaria para dirigir grupos o equipos de personas. No obstante, hoy en día esta habilidad es necesaria incluso para personas con puestos de relativamente poca responsabilidad dentro de una organización, pero que tengan deseos de prosperar.
Al efectuar una presentación, un profesional actúa como emisor de un mensaje, con el objeto de que llegue al receptor según un objetivo preestablecido (informar, enseñar, formar, motivar, vender, etc.).
