SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Se llama recurso humano al conjunto de los empleados o colaboradores de esa organización. Pero lo más frecuente es llamar así a la función que se ocupa de seleccionar, contratar, desarrollar, emplear y retener a los colaboradores de la organización.
“La Administración de Recursos Humanos es el proceso administrativo aplicado al acercamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general”.
Normalmente en la función de Recursos Humanos se contemplan funciones ligadas tanto a la administración de Recursos Humanos (proceso administrativo ligado a la contratación, retribución, y satisfacción de obligaciones sociales y fiscales) como al desarrollo de recursos Humanos (formación, detección y selección de colaboradores con alto potencial, desarrollo de talento, evaluación del desempeño etc.) a la gestión de la organización (estructura organizativa de la empresa, valoración de puestos, políticas retributivas etc.) y a los aspectos culturales y de comunicación en la organización, normalmente a nivel interno pero en algunos casos también externo.
Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organización.
Bases de datos en Recursos humanos:
La Base de datos es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. En realidad, la base de datos es un conjunto de archivos relacionados lógicamente, organizados de manera que se mejore y facilite el acceso a los datos y se elimine la redundancia. La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la “memoria” para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y el procesamiento integrados y simultáneos. Esto reduce incoherencias y errores que ocurren en razón de que se presentan archivos dobles. Es bastante común que existan varias bases de datos relacionadas lógicamente entre sí por medio de un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar datos y generar informes.
En el área de Recursos humanos2, la base de datos puede obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:
Datos personales de cada empleado, que conforman un registro de personal.
Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.
Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituyen un registro de secciones.
Datos de los salarios e incentivos saláriales, que constituyen un registro de remuneración
Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.
Datos de candidatos (registros de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento).
2 Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-HILL 1.994, P.476
Muchas veces, para actualizar los datos individuales de su empleados, algunas empresas utilizan registros profesionales periódicos que funcionan como censos.
El sistema de información de Recursos humanos obtiene datos e información de los empleados, el ambiente empresarial, de ambiente externo (mercado de trabajo, exigencias de trabajos, etc.) y del macro-ambiente (coyuntura económica, política, etc.). Este flujo de datos experimenta un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos datos se recolectan para evaluar y diagnosticar las fuerza de trabajo haciendo objetivas las decisiones. Otros datos se tabulan y se presentan en forma de encuestas, análisis y seguimiento para fines de caracterización, como las encuestas saláriales y de beneficios sociales. Otros datos se almacenan en la base de datos para recuperarlos después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.
La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizados tradicionalmente en contabilidad. Este concepto localiza cadenas de eventos que se inician fuera de la empresa, incluye una cadena principal de eventos de la organización y terminan en un punto externo a la empresa. Este concepto permite identificar precisamente un punto inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre sí por cadenas de eventos. Una vez que se han especificados los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información sólo para una parte de los flujo de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio hasta perfectamente definida.
Lo antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programados de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Después de especificadas estas reglas, los subordinados podrán administrarlas en sus actividades diarias. Donde quiera que esto sea puesto en práctica con éxito, la administración será capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administración por sistema se basa en la planeación e implantación de un sistema de información.
La información puede ser externa a la empresa (mercado de trabajo, mercado de Recursos humanos, mercado de salarios, legislación laboral, sindicatos, organismos regionales del trabajo, etc) o interna a la empresa (registros a empleados, de cargos y ocupantes, etc.).
Por otra parte, la información puede ser dirigida a nivel institucional o estratégica, al intermedio o al operativo, bien sea que se refiera a decisiones, seguimiento y control o ejecución, respectivamente. De cualquier manera, un sistema integrado de información de Recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.
“Sistema de información, es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere la información necesaria para la toma de decisiones”. Como la Administración de Recursos humanos es una responsabilidad de línea y una función staff, el organismo de Administración de Recursos humanos debe abastecer a todos los organismos de información importante acerca del personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada.
El punto de partida para elaborar un sistema de información de Recursos humanos es la base de datos. El objetivo final de un sistema de información es suministrar a las jefaturas información acerca del personal.
Un sistema de información es, por definición, un sistema mediante el cual los datos se obtienen, se procesan y se transforman en información, de manera esquematizada y ordenada, para que sirva de ayuda en el proceso de toma de decisiones. El sistema de información recibe entrada (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados, medidas estadísticas de posición o de tendencias, etc.
Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación más amplia y definida.
La información reduce las condiciones de incertidumbre. Un sistema de información requiere alguna forma de procesamiento de datos, como medio de suministro y abastecimiento.
Datos e información: un sistema.
El montaje de un sistema de información de Recursos humanos3 requiere: observación sistemática y análisis y evaluación de la empresa, o de sus subsistemas, de sus respectivas necesidades de información. Un sistema de información debe identificar y agrupar toda las redes de flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. El énfasis debe hacerse en la necesidad de información y no sólo en el uso de información, como se ha hecho convencionalmente. En lo fundamental, el sistema de información es la base del proceso decisorio de la organización.
3 Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-HILL 1.994, P.481
La Planeación de un sistema de información de Recursos humanos4:
Un sistema de información de Recursos humanos utiliza, como fuente de datos, elementos suministrados por:
Base de datos de Recursos humanos
Reclutamiento y Selección de Personal
Entrenamiento y Desarrollo de Personal
Evaluación del Desempeño
Administración de Salarios
Registro y Control de Personal, respecto de fallas, atrasos, disciplinas, etc.
Estadística de Personal
Higiene y Seguridad
La información como sistema y sus objetivos
4 Chiavenato, Idalberto Administración de Recursos humanos, 2da edición, McGRAW-HILL 1.994, P.482
El sistema de información de Recursos humanos debe planearse e implementarse para alcanzar determinados objetivos. El logro de estos objetivos es lo que permitirá evaluar la eficacia del sistema: Hacer que los organismos de líneas puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas.
EJEMPLO CASO N °2
(Sistema de información de recursos humanos)
Relacionando este ejemplo con el Caso N° 1, el departamento de procesamiento de datos elaboró o generó un registro de personal mediante el siguiente sistema:
El registro de personal está conformado por datos personales de cada empleado (nombre, filiación, fecha y lugar de nacimiento, número de los números de los documentos legalmente necesarios, nacimiento, sexo) y datos de su historia en la empresa (fecha de admisión, número de registro, cargo ocupado y salario actual)
