Para poder conocer los valores con los cuales se formulan los documentos denominados Balance general, y Estado de pérdidas y ganancias, es preciso llevar registros especiales para controlar en ellos los aumentos y disminuciones que originan las operaciones realizadas en los diferentes conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital. Cada uno de los registros anteriores recibe el nombre de cuenta. A ésta se le puede definir de la siguiente manera:
Cuenta: Es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones que producen las operaciones realizadas e los diferentes conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital. Nombre de cuenta: el nombre que se asigne a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo, a la cuenta que controla el dinero en efectivo se le llama Caja; a la que controla los documentos a favor de la empresa se le denomina Documentos por cobrar, etc.; por tanto, habrá tantas cuentas como valores o conceptos se tengan del Activo, del Pasivo u del Capital. Clasificación de las cuentas. Las cuentas se clasifican en tres grupos, que son: Cuentas del Activo. Cuentas del Pasivo. Cuentas del Capital.
Cuentas del Activo. Las cuentas del Activo son las que controlan los bienes y derechos propiedad de la empresa. Cuentas del Pasivo. Las cuentas del Pasivo son las que controlan las deudas y obligaciones a cargo de la entidad. Cuentas del Capital. Las cuentas del Capital son las que controlan tanto las utilidades así como también las pérdidas del negocio.
Precisamente, de las cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital se obtienen los valores con los cuales se formulan el Balance general y el Estado de pérdidas y ganancias. Para determinar con mayor facilidad y seguridad dichos valores, es preciso que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos y disminuciones que sufren los conceptos del Activo, del Pasivo y del Capital por las operaciones realizadas. Los términos contables con que se denominan las columnas y las cantidades que en ellas se registran son:
Debe. Es la columna que se encuentra en la parte izquierda. Haber. Es la columna que se encuentra en la parte derecha. Cargar o debitar. Es anotar una cantidad en el debe de una cuena. Abonar o acreditar. Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.
Movimientos y saldos.
Se les llama movimientos a las sumas de los cargos y de los abonos. Existen dos clases de movimientos:
Movimiento deudor. Se le llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta. Movimiento acreedor. Se le llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.
Saldo. Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos:
Saldo deudor. Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor. Saldo acreedor. Una cuenta tienes saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.
Cuando una cuenta tiene únicamente movimiento deudor, su valor representa saldo deudor.
Cuenta saldada o cerrada. Una cuenta esta saldada o cerrada cuando sus movimientos son iguales.
