Esta cuenta también conocida de memorando o recordatório tienen la finalidad de registrar valores reales de la empresa y no afecta la situación financiera de ésta ni los resultados de los ejercicios.
CUENTAS DE ORDEN.
Son aquellas cuentas que se emplean para registrar derechos y obligaciones contingentes. y pueden ser de la siguiente forma:
VALORES REALES Y VALORES CONTINGENTES.
Para comprender el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es necesario conocer la diferencia entre valores reales y valores contingentes.
• Valores reales: Son derechos y obligaciones de la empresa que su registro afecta o modifica las cuentas de activo, pasivo y resultados. • Valores contingentes: Son derechos y obligaciones probables o que están sujetos a una contingencia, al suceder esta se convierten en valores reales.
Los valores reales, se registran en cuentas de activo, pasivo y resultados; los valores contingentes se registran en cuentas de orden.
CASOS EN QUE SE DEBEN ESTABLECER CUENTAS DE ORDEN.
Son cuatro los casos concretos en que se deben establecer cuentas de orden: a) Para registrar el movimiento de valores y bienes ajenos que se reciben en: • • Guarda, prenda o garantía. • • Mercancías en comisión.
b) Para registrar derechos y obligaciones contingentes que se contraigan, tales como: • • Otorgamiento de fianzas. • • Contratos de seguros. • • Documentos que la empresa endosa.
c) Para registrar y controlar la emisión de valores de cuyo pago se hace responsable el emisor, tales como: • • Emisión de billetes de lotería. • • Emisión de billetes de banco. • • Emisión de bonos o boletos en las compañías de transporte.
d) Para registrar operaciones por duplicado, con fines de control. • • Cuando la depreciación y amortización del activo fijo y diferido tiene que hacerse a tasa distinta de la que establece la ley del impuesto sobre la renta, en cuyo caso un asiento afectará los resultados de la empresa y el otro, mediante cuentas de orden, se registran para efectos de la declaración de dicho impuesto.
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Tomando como base los casos en que deben establecerse cuentas de orden, se clasifican en: a) Valores ajenos. b) Valores contingentes c) Cuentas de registro.
a) Valores ajenos Este grupo lo forma el importe total de los valores y bienes que se reciben en guarda, prenda o garantía.
b) Valores contingentes. Este grupo lo forma el importe total de los derechos y obligaciones contingentes.
c) Cuentas de registro. Este grupo lo forma el importe total de las operaciones que se realicen por duplicado con fines de control.
NOMBRES DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Los nombres de las cuentas de orden deben dar una idea clara de las operaciones que en ellas se registran, así como su naturaleza.
El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora, debe ser distinto del de la acreedora, pero muy parecidos entre sí, ejemplo: documentos endosados, endoso de documentos.
También se acostumbra asignar a la cuenta de orden acreedora, el mismo nombre que el de la deudora, pero posponiéndole la palabra “contra”, ejemplo: documentos endosados, documentos endosados “contra”.
Otra forma, consiste en agregar al nombre de la cuenta de orden deudora la palabra “debe” y a la acreedora la palabra “haber”, ejemplo: mercancías en comisión “debe”, mercancías en comisión “haber”.
MOVIMIENTO DE LAS CUENTAS DE ORDEN.
Las cuentas de orden se llevan dentro de un sistema de partida doble, se deben abrir en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora y la segunda acreedora, siendo una correlativa de la otra y debiendo tener movimientos y saldos compensados.
Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de orden: a) Movimiento directo o paralelo. El movimiento de las cuentas de orden, es directo o paralelo cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son cuentas de orden, sin intervenir cuentas de balance.
b) Movimiento cruzado. El movimiento de las cuentas de orden es cruzado, cuando en un asiento intervienen, como deudora una cuenta de orden, y como acreedora una de balance o de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como acreedora una cuenta de orden y como deudora una de balance o de resultados. Después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos iguales.
PRESENTACION DE LAS CUENTAS DE ORDEN EN EL BALANCE GENERAL.
Generalmente se presentan las cuentas de orden al calce del balance general o sea debajo de la suma del activo, del pasivo más el capital.
La forma más generalizada de presentar las cuentas de orden en el balance general, consiste en agruparlas dentro de la clasificación: valores ajenos, valores contingentes y cuentas de registro. Indicando las de saldo deudor, no así las acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos numéricamente iguales.
