PLANEACION Y ESBOZO DE LA REUNION.
El éxito de las reuniones depende fundamentalmente de su preparación cuidadosa y su planeación integral. El esbozo de la reunión consta de los siguientes pasos:
Definición del problema;
Determinación del objetivo de la reunión;
Señalamiento de los temas a tratar, y
Selección previa de los participantes.
La dimensión y proyección que se le dé a la reunión dependerá del problema que se pretende solucionar. La definición del problema consiste en evaluar en su justa dimensión que aspectos representan situaciones conflictivas en la organización, que elementos están en desajuste con lo planeado y cuales son las normas vigentes pero inobservables.
Definición del problema:
En que ramas que se necesita con urgencia la capacitación y desarrollo de detección de las causas por lo que falla el sistema.
Definición de objetivos:
Enseguida se detallara y precisara el objetivo de la reunión y del ciclo en cuyo caso será desarrollar en los jefes de departamento, zona o edificio y habilidad para instrumentar decisiones.
Formulación del temario:
En un documento especial se definirán los temas, subtemas e incisos relativos a cada materia, a fin de orientar a los participantes en la toma de decisiones. En él se precisaran método y sistema de capacitación, amplitud de materias y temas, dosificación del conocimiento, técnicas que se usaran En la enseñanza, numero de horas dedicadas a cada tema así como el objetivo por tema.
Selección previa de los participantes:
Finalmente de seleccionar previamente los participantes:
Asistentes;
Invitados;
Maestros;
Conferenciantes;
Organizadores
Coordinadores.
FORMULACIÓN DEL GUIÓN.
Contiene por regla general:
1.- PRESENTACIÓN DE LA REUNIÓN: ( corresponde al esbozo)
Definición del problema. El problema muchas veces puede ser de desajuste con referencia a las actividades programadas, inexistencia de normas o necesidad de recuperar el estado anterior, siempre que se haya normas. Cuando no se cuenta con estas, la cuestión radicara en dictarlas. Con preferencia, es conveniente no actuar con efectos, si no buscar las causas.
Objetivo de la reunión. Se esclarece la finalidad deseada, para que y como se pretende alcanzar la meta.
Temario de la reunión. En el intento de escribir los temas, puede advertirse que surjan dificultades para enunciarlos, o que no constituyan verdaderos problemas. Si resultasen problemas reales, su registro es conveniente para no incurrir en omisiones y desviaciones de los planteamientos originales.
El temario contendrá:
Relación de los temas, subtemas e incisos a tratar;
Objetivo del tratamiento de cada uno de ellos;
Numero de horas o minutos, según el tipo de reunión destinado
a cada uno;
Método d exposición y puntos de apoyo.
Relación de los soportes.
Selección previa de los participantes. Deben considerarse a las personas que tienen experiencias sobre el asunto, a quienes poseen conocimientos aprovechables, y a sujetos que puedan ser afectados por cada uno de los temas se recomienda anotar a estas personas, con sus características, frente al listado de temas, buscando la mayor adecuación.
Se hará constar en el guión que nos ocupa:
Relación de los coordinadores,
De organizadores,
De asistentes participantes,
De expositores, conferenciantes y7 disertantes,
De moderadores, y
De personas que integraran el presidium en cada sesión.
2.- MECANICA DELIBERATIVA.
Indicación del tipo deliberativo que se ha seleccionado.
Conferencia,
Mesa redonda,
Dialogo,
Diálogos simultáneos,
Seminario,
Simposio,
Congreso,
Jornada,
Comité y /o comisión,
Entrevista,
Discusiones en pequeños grupos,
Juntas y/o sesiones, y
Reunión y/o conferencia Y/o encuentro multinacional.
Sistemas de tipo parlamentario que se adoptaran.
Método de evaluación de resultados de la reunión.
3.- PRESUPUESTOS
Determinación del costo de la reunión.
Asignación y autorización de perdidas presupuestales para su
celebración.
Aprobación de contrataciones, si el caso lo requiere.
ELEMENTOS DE LOS CUALES SE SIRVE EL DIRECTOR
DE REUNIONES.
No es suficiente para alcanzar las metas en la discusión grupal, que se cuente con un director idóneo que planee su reunión y emplee las técnicas de dirección, en cuanto a la secuencia que ha de observar el trabajo del grupo. Es indispensable, también que el director promueva el intercambio de opiniones e ideas estimule Al miembro o individuos que no participan, modere a quien habla demasiado, afronte y supere las situaciones de conflicto e impulse al grupo a obtener soluciones por consenso general, dentro del tiempo determinado.
Una de las fuerzas más importante en el campo de la colaboración de los miembros de un grupo es que estos se incluyan en forma personal e integral desde el punto de vista sociológico y psicológico a los intereses del conjunto.
Por lo general, creemos que la participación del grupo es simplemente en producto derivado de la reunión, idea muy alejada de la realidad, puesto que un grupo sin director eficaz es un evento destinado al fracaso, de sus integrantes, por no obtener resultados concretos.
El director de reuniones dispone, para el cumplimiento de su cometido, de ciertos elementos, que son, fundamentalmente:
Preguntas;
Respuestas;
Material visual, audiovisual y otros.
Preguntas.
En la discusión y dialogo s e hacen necesarias las preguntas. Su uso para dirigir y alentar la participación constituye uno de los procedimientos más eficaces.
El empleo de preguntas cumple con los siguientes propósitos:
Facilitan el proceso de comunicación, por que en forma inmediata permiten retroalimentar, se indaga mediante la respuesta, si el interlocutor ha comprendido el mensaje, y se genera un efecto reciproco ene l comportamiento de los sujetos que comunican.
Hacen consentir en los argumentos que se plantean.
Coadyuvan a destruir objeciones.
Impiden que la discusión se salga de sus cauces.
Atraen la atención y centran sus ideas y resultados.
Impulsan o frenan la participación, según el caso.
Posibilitan según el control del grupo y su conducción hacia el
objetivo.
Un director de reuniones debe evitar, en lo posible los siguientes aspectos negativos:
Decir al grupo como pensar.
Dictar los resultados del pensamiento.
Tener el programa propio que triunfe sobre todas las opiniones.
Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos
sometidos a discusión.
Permitir que los demás apelen a él para que dirijan sus disputas.
Entrar en discusiones y plantear diálogos personales.
Orientar en forma poco táctica la discusión del grupo aun cuando
puedan llamar la atención hacia un punto o declaración discutibles.
Hablar demasiado.
Corregir declaraciones erróneas hechas por los miembros del grupo.
Técnicas de interrogación.
Algunas indicaciones adicionales sobre la técnica para interrogar son:
La solicitar respuestas claras.
Cuidar que diferentes personas tengan oportunidad de responder.
Escoger el tipo de pregunta, en consonancia con el objetivo de la
reunión.
Llamar por su nombre a la persona, cuando se haya optado por
preguntas dirigidas al individuo en particular.
Favorecer o beneficiar con las preguntas, que sugieran respuestas
completas, para obtener información y explicaciones.
Mantener permanentemente el control de la reunión y el ambiente
creativo mediante las preguntas.
Tipos de preguntas.
Las preguntas se pueden agrupar en cuatro grandes clases:
Generales: son preguntas dirigidas al grupo: por ejemplo ¿ quien sabe? Puede responder cualquier persona o ninguna, son un recurso conveniente cuando a los participantes, estimulan su confianza y no la colocan en aprietos iniciales.
Directas: en los casos en que no se tiene resultados a la pregunta general, o cuando se pretenda e averiguar una información especial o alentar la intervención de una persona, las preguntas pueden ser dirigidas a un miembro de un grupo en particular.
Revertidas: se emplean con los miembros que suelen hacer preguntas al director para conocer su opinión, recuérdese que lo importante en que las opiniones o ideas provengan del grupo y no del director. En este caso, el conductor se abstiene de contestar y devuelve la pregunta a quien la planteo para que sea autor quien emita su propio parecer o los puntos de vista que planteo.
Retransmitidas: bajo el mismo supuesto que la situación anterior el director no responda, no se refiere a la pregunta al grupo (general) o a uno de los miembros en forma individual (directa).
Para tener respuestas precisas y compartidas como son:
Clasificar. Exige una contestación en donde estén consideradas y
agrupados una serie de datos con una característica
común.
Criticar: demanda una respuesta después de un análisis cuidadoso.
Definir. Necesita una respuesta que se fije los limites de un
contenido.
Describir. Requiere el enunciado de los rasgos o cualidades que
caractericen el asunto.
Esbozar. Hace necesario bosquejar o indicar los puntos principales.
Ilustrar. Provoca una respuesta con ejemplos semejantes.
Explicar. Hace necesario esclarecer los puntos oscuros.
Justificar. Exige demostrar que algo es razonable.
Revisar. Obliga a responder repasando a un asunto con
detenimiento y examinarlo con espíritu critico.
Trazar. Requiere seguir en detalle el desarrollo o progreso de un
asunto.
Verificar. Exige pruebas sobre la veracidad de algún punto.
Toda persona que pretenda ser un buen director de reuniones, mas que un experto, debe asumir el papel de un verdad3ero conductor, pero como lo forma de preguntar es de importancia capital, necesita proponerse el desarrollo de una gran habilidad para interrogar, de manera que pueda canalizar la acción grupal hacia resultados favorables.
Interrogación para centra la temática de las reuniones:
Elementos retroalimentadores;
Factores dinámicos para participar activamente, y
Aspectos básicos de control de orientación.
Recomendaciones para la observancia del protocolo y la conducción y dirección de reuniones.
El protocolo es el documento que se elabora previamente a la reunión y en la cual se preveen los actos e intervenciones del presidium (conjunto de personas que presiden la reunión) del conductor y /o director de reuniones, contiene así mismo, el señalamiento de la orden del día, que es la indicación de untos que se trataran durante una junta o reunión, su orden y, de su ser preciso, su objetivo.
Los aspectos protocolarios, en general, cubren una serie de recomendaciones por que la reunión se desarrolle con un ritmo, cubra su objetivo y que sea productiva.
Debe repartirse a los asistentes la orden del día.
Ejemplo de orden del día.
El conductor o director de reuniones pide al iniciar la sesión o reunión o acto deliberativo que tomen lugar en sus asientos.
En caso de pequeños grupos en pasillos o en las entradas a los recintos, con tacto y diplomacia, se les solicita pasen a ocupar sus sitios, en virtud del acto va iniciarse.
El conductor de la sesión se presenta a los miembros del presidium, con la alusión como la siguiente: Señores y señoras, que nos acompañan en el presidium distinguidas personas, al centro. así mismo, están en la mesa de honor, etc.
Para presentar a los integrantes del presidium, se mencionaran los siguientes datos:
Titulo académico y nombre completo.
Institución que representa, y
Cargo que ocupa.
Posteriormente, procede a conceder el uso de la palabra a la persona que fungirá como expositor.
En caso de que se trate de actos deliberativos como mesa redonda, simposio, congreso etc. el conductor además de indicar a los asistentes quienes están en el presidium, presentara uno por un a los expositores, proporcionando a los asistentes quienes están en el presidium, presentar uno por uno a los expositores, proporcionando a los asistentes los siguientes datos en el siguiente orden:
Nombre y apellidos.
Grado o titulo académico.
Breve exposición de su currículo.
Cargo que desempeña,
Nombre de la institución en que labora, y
Brevísima alusión al tema, de preferencia, limitarse al titulo de la
disertación o intervención.
Terminadas las intervenciones de los expositores, el conductor indica a la asamblea o auditorio que se procederá a la apertura de la sesión de preguntas y repuestas (se plantea si estas van a hacer por escrito o verbales)
Se recomienda la sencillez en la formulación, claridad y objetividad y, sobre todo, que señalan el nombre de la persona a quien se desea preguntar. Es conveniente que el conductor se apegue a la orden del día. Y finalmente, se sugiere seguir las observaciones y directrices que sedan en los precedentes, y adecuar a la práctica los principios de una dinámica interna y externa, así como la conducción de los grupos señalados en los dos capítulos.
Evaluación de las reuniones
La etapa correspondiente a la evaluación de reuniones permite al conductor y organizadores de las mismas captar en su justa dimensión el resultado que se obtiene, la opinión d ellos participantes y el grado de sensibilización para actuar.
Es una apreciación un tanto subjetiva, no obstante, puede intentarse transposición a términos objetivos, es deseable alcanzar propósitos de cuantificación, por ello, el establecimiento de parámetros de referencia y eficiencia son muy importantes, pues resulta obvio que para la consecución de objetivos 8 alcanzar las metas trazadas previamente a la reunión) deben constatarse con la realidad de su operación, con el mejor sistema posible de evaluación.
La cuantificación del grado de sensibilización de los auditorios;
El análisis de la opinión publica interna y externa del grupo e
institución;
Tomar medidas correctivas;
Conocer en mayor o menor grado el éxito operativo de las
reuniones;
Detectar los puntos positivos y negativos de los expositores,
conductores y organizadores, y
Plantear las perspectivas de acción grupal después de la reunión.
Dirigido a todos los estudiantes de los tecnológicos, saluditos desde Oaxaca atte jekka
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