Proceso Contable Es el conjunto de fases a través de las cuales la Contaduría obtiene y comprueba información financiera. De acuerdo con tal concepto, resulta sencillo inferir, que tanto la Contabilidad como la Auditoria alcanzan sus objetivos a través del seguimiento de las mismas fases de un proceso. Sin embargo, mientras la Contabilidad observa las fases del Proceso Contable para obtener información financiera, la Auditoria sigue las mismas etapas pero, para comprobar la corrección del producto de la Contabilidad.
Reglas Del Cargo Y Abono 5.2 Reglas del cargo y de abono
Para registrar correctamente en las cuentas las variaciones de los valores que representan es necesario considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operación, por sencilla que ésta sea afectará cuando menos a dos cuentas. Con el propósito de analizar lo anterior, veamos los siguientes ejemplos: 1. Si compramos
Principios que deben observarse. A) Los aumentos de Activo se cargan.
B) Las disminuciones de Activo se abonan.
C) Los aumentos de Pasivo se abonan.
D) Las disminuciones de Pasivo se cargan.
E) Los aumentos de Capital se abonan.
F) Las disminuciones de Capital se cargan.
El Saldo de la cuenta de Capital contable por lo regular es acreedor, porque casi siempre los aumentos del Capital contable son mayores que las disminuciones del mismo, solamente en el caso contrario tendrá saldo deudor. Reglas del cargo y del abono: Tomando en consideración los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas: Se debe cargar: { Cuando aumenta el Activo Cuando disminuye el Pasivo • Cuando disminuye el Capital
Se debe abonar: { Cuando disminuye el Activo Cuando aumenta el Pasivo • Cuando aumenta el Capital
Cuentas del Capital o de resultados: { Gastos de venta Gastos de administración Gastos y productos financieros • Otros gastos y productos
Las cuentas de Gastos de venta y de administración están destinadas únicamente al registro de operaciones que producen disminuciones del capital, razón por la cual siempre se deben cargar, puesto que, de acuerdo con las reglas instituidas, las disminuciones del capital se deben cargar; en consecuencia, como únicamente se cargan, su saldo siempre será deudor. Las cuentas de Gastos y productos financieros y de Otros gastos productos, por estar destinados al registro de operaciones que produzcan, tanto un aumento como disminuciones del capital, lo mismo se pueden cargar que abonar, según sea la clase de operación que en ellas se registre. Se debe cargar, cuando en ellas se registren disminuciones del capital, de acuerdo con las reglas establecidas, las disminuciones del capital se debe cargar, en el caso contrario, su saldo podrá ser deudor o acreedor.
Reglas Del Cargo Y Abono 5.2 Reglas del cargo y de abono
Para registrar correctamente en las cuentas las variaciones de los valores que representan es necesario considerar tanto la causa como el efecto que produce cada operación, por sencilla que ésta sea afectará cuando menos a dos cuentas. Con el propósito de analizar lo anterior, veamos los siguientes ejemplos: 1. Si compramos mercancías y las pagamos en efectivo, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto el aumento del Activo en mercancías, como la disminución del Activo en caja. 2. Si pagamos en efectivo una letra de cambio a nuestro cargo, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminución del Pasivo en documentos por pagar, como la disminución del Activo en caja. 3. Si pagamos en efectivo algún gasto, debemos considerar, al mismo tiempo y por la misma cantidad, tanto la disminución que por el gasto sufre el Capital, como la disminución del Activo en clientes. Como puede verse en los ejemplos anteriores, cualquiera que sea la operación que se haya efectuado, siempre habrá una causa y un efecto que, por la misma cantidad, variará nuestros valores del Balance. Las variaciones, o sea, los aumentos y disminuciones que sufran los valores del Activo, Pasivo y del Capital, por las operaciones que se efectúan en el negocio, se deben registrar en las cuentas correspondientes por medio de cargos y abonos Ahora bien, como las cuentas representan valores de distinta naturaleza, se presenta el problema de saber qué cargos y qué abonos van a significar los aumentos o las disminuciones en las diferentes cuentas del Activo, Pasivo y del Capital. Reglas o principios: Con base en la causa y el efecto, se instituyeron las siguientes reglas. 1. Toda cuenta del Activo debe empezar con un cargo, es decir, con una anotación en el debe. 2. Toda cuenta del Pasivo debe comenzar con un abono, o sea, con una anotación en el haber. 3. La cuenta del Capital debe empezar con un abono, es decir, con una anotación en el haber
Principios que deben observarse. A) Los aumentos de Activo se cargan.
B) Las disminuciones de Activo se abonan.
C) Los aumentos de Pasivo se abonan.
D) Las disminuciones de Pasivo se cargan.
E) Los aumentos de Capital se abonan.
F) Las disminuciones de Capital se cargan.
El Saldo de la cuenta de Capital contable por lo regular es acreedor, porque casi siempre los aumentos del Capital contable son mayores que las disminuciones del mismo, solamente en el caso contrario tendrá saldo deudor. Reglas del cargo y del abono: Tomando en consideración los casos en los cuales se cargan y se abonan las diferentes cuentas del Activo, del Pasivo y del Capital, se instituyeron las siguientes reglas: Se debe cargar: { Cuando aumenta el Activo Cuando disminuye el Pasivo • Cuando disminuye el Capital
Se debe abonar: { Cuando disminuye el Activo Cuando aumenta el Pasivo • Cuando aumenta el Capital
Cuentas del Capital o de resultados: { Gastos de venta Gastos de administración Gastos y productos financieros • Otros gastos y productos
Las cuentas de Gastos de venta y de administración están destinadas únicamente al registro de operaciones que producen disminuciones del capital, razón por la cual siempre se deben cargar, puesto que, de acuerdo con las reglas instituidas, las disminuciones del capital se deben cargar; en consecuencia, como únicamente se cargan, su saldo siempre será deudor. Las cuentas de Gastos y productos financieros y de Otros gastos productos, por estar destinados al registro de operaciones que produzcan, tanto un aumento como disminuciones del capital, lo mismo se pueden cargar que abonar, según sea la clase de operación que en ellas se registre. Se debe cargar, cuando en ellas se registren disminuciones del capital, de acuerdo con las reglas establecidas, las disminuciones del capital se debe cargar, en el caso contrario, su saldo podrá ser deudor o acreedor.
Registros Contables Libro Diario Libro Mayor Balanza De Comprobacion Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.
Libro Diario: Registro cronológico de las operaciones contables que muestra los nombres de las cuentas, los cargos y abonos que en ellas se realizan, así como cualquier información complementaria que se considere útil para apoyar la correcta aplicación contable de las operaciones realizadas. También es conocido como “libro de primera anotación”. En él se asienta por primera partida el resultado del inventario con el que cuenta la entidad al inicio de sus operaciones. De este libro se toman los datos para su traspaso al libro mayor. Libro Mayor: El libro más importante en cualquier contabilidad, en el que se registran cuentas individuales o colectivas de los bienes materiales, derechos y créditos que integran el activo; las deudas y obligaciones que forman el pasivo; el capital y superávit de los gastos y productos; las ganancias y pérdidas y en general todas las operaciones de una empresa. En dicho libro se registran todas las transacciones anotadas en el diario principal o en los diarios especiales cuando los haya, ya sea particularmente o bien en totales. Balanza de Comprobación: Es una lista de todos los saldos deudores y acreedores de todas las cuentas del mayor para comprobar la igualdad, sumándolos en columnas separadas; esto así a consecuencia de que la contabilidad a base de partida doble deriva su nombre del hecho de que el registro de toda operación requiere el asiento de débitos y créditos de una operación que suman igual importe, resulta obvio que el total de débitos de todas las cuentas debe ser igual al total de los créditos. La balanza de comprobación sirve para localizar errores dentro de un período identificado de tiempo y facilita el encontrarlos en detalle y corregirlos. Es una lista muy conveniente de los saldos de las cuentas que serán empleados en la preparación de los Estados Financieros.
Es útil para comprobar la exactitud matemática del mayor y proporcionar al contador información para preparar los Estados Financieros periódicos, ya que le es mucho más sencillo utilizar los datos de la Balanza que tomándolos directamente del mayor.
Metodos De Registro Y Control De Mercancias • Procedimiento global o de mercancías generales: También es llamado “sistema de mercancías genérales, Reside en establecer una única cuenta para realizar el registro de éstas operaciones. La cuenta que constituye por si misma el sistema global se denomina “Mercancías” o “Mercancías Generales”. En la cuenta de “Mercancías Generales” se registran todos los Cargos y todos los Abonos que indican los aumentos y las disminuciones que identificamos en cada concepto relacionado con la compra-venta de Mercancías, su movimiento carece de homogeneidad pues incluye movimientos correspondientes a diferentes conceptos.
• Procedimiento Analítico o pormenorizado: Con el fin de superar las inconveniencias observadas en el sistema global o de mercancías generales, se diseñó el sistema analítico o pormenorizado, que como su nombre lo dice, se basa en el análisis de las operaciones realizadas con mercancías. El Análisis consiste, en general, en la identificación y separación de los elementos que integran un todo. El sistema Analítico o Pormenorizado consiste en la identificación y separación de los conceptos afectados por las operaciones realizadas con mercancías.
• Procedimiento de inventarios Perpetuos o continuos: es el más completo de los sistemas para el control de las operaciones con mercancías, y presenta como ventaja el control “constante” de los costos de adquisición de la mercancía entregada en venta y de las correlativas salidas de almacén. Este radica en aglomerar los conceptos afectados por las operaciones con mercancías.
Hoja De Trabajo Asientos De Cierre Dentro de los procedimientos contables, al analizar un periodo contable, tan pronto como se terminaron de registrar todas las transacciones se procedió, primeramente a contabilizar los asientos de ajuste diario, pasándolos a las cuentas del libro mayor, luego elaborándose un balance de comprobación ajustado, el cual a su vez, fue utilizado para formular el estado de resultados y el balance general. Los anteriores se consideran procedimientos satisfactorios para un negocio pequeño; sin embargo, una compañía tiene mayor número de cuentas y de la probabilidad de cometer errores al ajustar las cuentas y en la elaboración de los estados financieros disminuye si se agrega un paso adicional a los procedimientos contables. Este nuevo paso lo constituye la elaboración de la hoja de trabajo. La hoja de trabajo es la herramienta del contador que le permite:
1. Ajustar las operaciones antes de registrar los ajustes.
2. Distribuir los saldos de las cuentas ajustadas por columnas dependiendo esta distribución del objetivo que persiga: la elaboración del estado de resultado o del balance general.
3. Calcula y prueba la exactitud matemática de la utilidad neta. La hoja de trabajo es elaborada exclusivamente para uso del contador. No se la entrega al propietario o al gerente del negocio para el cual labora, sino que la conserva para él. Generalmente se elabora a lápiz, lo que facilita las modificaciones y correcciones durante su elaboración. Una vez que la termina, el contador la utiliza en la elaboración del estado de resultados, balance general y para contabilizar los asientos de ajuste y de cierre.
La hoja de trabajo y los asientos de cierre: La hoja de trabajo, además de servir para registrar los asientos de ajuste, se utiliza también como fuente de información para los asientos de cierre, los cuales sirven para cancelar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos. Al cerrar estas cuentas, sus saldos se transfieren a otra cuenta y quedan saldadas (saldo de cero). Obviamente primero se pasan los asientos de cierre del diario general alas cuentas respectivas del libro mayor.
Cierre Del Ejercicio Es un asiento por el que se cierra la contabilidad en un momento determinado. Consideraremos que el cierre de la contabilidad es la operación a través de la cual, se detiene, momentáneamente o no, el registro de operaciones, para fortalecer una visión del patrimonio, de la situación financiera de la empresa y de sus resultados en un momento concreto del tiempo. Sirve para separar un ejercicio económico de otro. El momento concreto en el que se procederá al cierre de la contabilidad, será al final del ejercicio. También se cerrará la contabilidad en el momento en que cese la actividad de la empresa. El asiento de cierre se realizará saldando todas las cuentas abiertas, de modo, que se cargarán las cuentas que tengan un saldo deudor, mientras que se abonarán las que tengan saldo acreedor.