El balance general es la representación numérica de la situación financiera de una persona natural o jurídica que ejerce actividades industriales, comerciales o de servicios, en una fecha determinada y como resultado de la ejecución sucesiva de operaciones y transacciones económicas llevadas a cabo en el desarrollo del objeto social o actividad particular. En consecuencia, el balance general incluye partidas que reflejan los saldos acumulados de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio y de orden.
Estas últimas, es decir las cuentas de orden, no pertenecen en realidad al balance general, pues su presentación se hace por fuera del cuerpo de éste. Sin embargo, dada la importancia que han cobrado a partir de la entrada en vigencia del sistema integral de ajustes por inflación para propósitos fiscales y el poco conocimiento sobre su manejo y finalidad, se incluye al final del presente capítulo un estudio sobre la naturaleza de esta clase de cuentas y la normativa procedimental y contable que la debe acompañar. No debe olvidarse que las diferencias entre los valores consignados en la declaración de renta y los registros contables deben materializarse en las respectivas cuentas de orden, a manera de conciliación.
De otra parte, existen algunas clases de cuentas, esencialmente del activo, cuya presentación exige que sean sumadas o restadas a otras. Tal es el caso de la provisión para cuentas por cobrar de dudoso o difícil recaudo, especialmente las relacionadas con la cartera comercial. O las provisiones para cubrir pérdidas en los inventarios, debido a obsolescencia, faltantes o deterioros, o a eventuales pérdidas en la venta de inversiones. Así mismo, las depreciaciones de activos fijos y las amortizaciones de cargos diferidos, son típicas partidas representativas de aquellas que se restan a otras. Finalmente, se suman cuentas tales como valorización de inversiones en valores mobiliarios o de bienes inmuebles, cuyo resultado no depende de las operaciones llevadas a cabo por sus propietarios, sino del desempeño de la economía.
En el lado del pasivo y patrimonio, el valor de las acciones propias readquiridas o acciones en tesorería se presenta neto, dentro del patrimonio total acumulado. Y, en cuanto al pasivo, aunque más difíciles de encontrar, también puede ocurrir que existan valores para sumar o restar a otros rubros o cuentas del balance. En el ámbito internacional ésta clase de partidas son denominadas bajo el nombre genérico de cuentas complementarias, en razón a que sus saldos se derivan de otras cuentas, que son —en definitiva— quienes les dan origen; es decir, no podrían existir por sí solas.
La ecuación contable básica Activo = Pasivo + Patrimonio, conduce al repaso de los conceptos de registro contable denominados DEBITO (DEBE) y CREDITO (HABER) de cuyo correcto manejo depende, no sólo una adecuada contabilización de las operaciones del ente económico, sino un mejor entendimiento y lectura de los estados financieros que se desprenden de dichos registros. Tales conceptos de registro se pueden resumir así:
1. En las cuentas del activo, el DEBITO se utiliza para registrar el valor inicial de los aportes de capital y el de los aumentos posteriores. El CREDITO se emplea, por el contrario, para registrar sus disminuciones.
2. En las cuentas del pasivo, se utilizan los CREDITOS para registrar el valor inicial de la financiación, tanto propia (capital) como ajena (créditos y préstamos) y de sus aumentos. El DEBITO, en este caso, sirve para las disminuciones.
3. Las cuentas de resultado, como su nombre lo indica, por ser consecuencia de operaciones de diferente naturaleza pueden afectar contablemente el activo o el pasivo, según se registren gastos o ingresos. En consecuencia, el saldo final será deudor cuando los costos y gastos excedan a los ingresos, caso en el cuál se hablará de pérdidas; o acreedor, cuando ocurre lo contrario, es decir que los ingresos sean mayores que los costos y gastos, configurándose así el concepto de utilidad.
