Ambientes De Trabajo Colaborativo

La presente publicación nos muestra el alcance del servicio del Centro de Información en una organización en general, sus funciones básicas, la organización, dirección y rol de los diferentes servicios.

Así también, se verá el perfil del personal ejecutivo, técnico y administrativo, los criterios para la selección de equipos y programas.

También veremos la elaboración de planes de contingencia, de seguridad de la información, técnicas de auditoría de sistemas, entre otros.

El tema también se centra en objetivos específicos como de identificar y describir las modernas técnicas de manejo de dirección y control de un centro de cómputo; conocer los fundamentos de la auditoría de sistemas; conocer las técnicas de administración de un sistema de información y desarrollar criterios de selección tanto del hardware como del software.

1.1 DEFINICION DE CENTRO DE INFORMACION Es la dependencia responsable del procesamiento automático de datos, se caracteriza por disponer de equipos de cómputo de una adecuada capacidad operativa. Este tipo de dependencia corresponde a una organización centralizada de servicios informáticos, por lo que su gestión está basada sobre áreas especializadas, como una Dirección o Gerencia, el área de desarrollo de sistemas, soporte técnico, área de apoyo a los usuarios.

1.2 USUARIO

Es la persona que conoce y usa equipos y programas de cómputo en la oficina y el hogar. Participa activamente en el proceso de desarrollo de sistemas.

Demanda de tiempos en desarrollo de sistemas más cortos y administra equipos distribuidos y de comunicación de datos.

1.3. SISTEMA DE INFORMATICA

Emplea herramientas de software de alta productividad (Lenguajes de 4ta. generación, uso de base de datos, entre otros).

Se orienta hacia labores especializadas de soporte técnico, como:

Sistemas Operativos

Base de datos

Teleinformática

Automatización de Oficinas

Control Automático de Procesos

Robótica

Inteligencia Artificial

Estándares

Seguridad de Información

Busca la mínima participación en Procesamiento de Datos de usuarios, orientados a copias de seguridad , Administración de biblioteca de archivos magnéticos. Asistencia técnica de usuarios de equipos de cómputo. Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos. Uso intensivo de programas de desarrollo de propósito general (“Paquetes de Aplicación” como hojas de cálculo, procesadores de texto, otros). Coordinación y control de equipos de cómputo distribuidos.

II FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL EJECUTIVO, TECNICO Y ADMINISTRATIVO

1. FUNCIONES

1.1. PERSONAL EJECUTIVO (ó DIRECTIVO)

Gerente

Se encarga del planeamiento

Plan Informático para las diferentes actividades de la Organización.

Establecer políticas informáticas

Establecer el estilo de dirección y liderazgo.

Dirección por objetivos establecidos.

Comunicación interna y externa.

Evaluación de resultados.

Seguimiento a planes y programas.

Toma de decisiones correctivas.

Indices de gestión.

Jefe de Departamento

Participación en el planeamiento Estrategico de la Organización.

Políticas de uso de la informática

Desarrollo y uso de sistemas.

Equipamientos.

Software Básico / Aplicaciones acorde al desarrollo del plan de Informática.

Dinámica y armonía en los diferentes servicios.

Facilitador de información de equipos de trabajo en apoyo a los proyectos informáticos.

Supervisar al personal para lograr los objetivos de los diferentes servicios.

Evaluar el desempeño del personal ejecutivo, técnico y administrativo.

Desarrollar programas de capacitación para el personal.

Seleccionar al personal ejecutivo, técnico y administrativo.

Establecer políticas salariales acorde al nivel de exigencia y al mercado.

Desarrollo de estándares de las actividades informáticas.

Normas y procedimientos.

1.2 PERSONAL TECNICO

El personal técnico puede participar en la elaboración del plan de informática de la organización, a través de sugerencias, otros.

Jefe de Proyectos:

Ejecuta el Plan de Desarrollo de Sistemas

Analista de Sistemas:

Formar y participar en equipos de trabajo con usuarios y personal de sistemas de apoyo a los sistemas de información, desarrollo y mantenimiento.

Elaborar y mantener estandares para el Análisis, Diseño, Programación, Implementación y pruebas de sistemas.

Establecer e implementar programas de capacitación a usuarios de informática.

Evaluar y recomendar software y hardware orientado a la solución de las necesidades de los usuarios.

Elaborar estudios de factibilidad sobre sistemas de información.

Desarrollar las funciones de análisis, diseño, implementación y pruebas de sistemas.

Elaborar guías de operación de sistemas para los usuarios de sistemas.

Establecer niveles de seguridad de acceso a la información y proceso por parte de los usuarios.

Programador:

Construir programas basado en estándares de codificación, uso de lenguajes y de organización de los datos.

Documentar los trabajos de programación.

Cumplir el programa (PLA) de pruebas de programas.

Participar en reuniones de trabajo de comunicación y seguimiento de los proyectos.

Participar en los programas de capacitación.

Cumplir con las normas, procedimientos, soporte de equipos, programas de administración de personal.

Supervisor de proceso de datos:

Coordina con otros supervisores de ingreso de datos y Control de Calidad.

Elabora los turnos de personal en apoyo a la operación de sistemas en batch y en línea.

Elabora el presupuesto de materiales/insumos requeridos en la ejecución de los cronogramas de trabajo.

Supervisa y controla el mantenimiento preventivo y/o correctivo de los equipos de la instalación.

Mantiene actualizadas las guías de operación de sistemas y equipos de la instalación.

Ejecuta programas de contingencias / planes de emergecia.

Planificar programas de capacitación en el uso de software de operación de equipos.

Supervisor de Control de calidad:

Supervisa las actividades de control establecidas en el área de informática, referente a documentos, fuentes y reportes emitidos.

Coordina con el Supervisior de Procesamieto de Datos y el Supervisor de Ingreso de Datos sobre las prioridades de control.

Supervisor de Ingreso de datos:

Supervisa las actividades de ingreso de datos de documentos.

Elabora turnos de trabajo en base a la carga de trabajo establecida.

Planifica y controla el mantenimiento correctivo.

Operador de consola:

Responsable de la operación en equipo.

Ejecuta sus actividades.

Operador de periféricos:

Asiste al operador de consola.

Prepara el material de apoyo necesario.

Operador de Teleprocesos:

Asiste a los usuarios de la red de teleprocesos o red de datos.

Coordina y ejecuta los teleprocesos descentralizados.

Coordina con soporte técnico.

Opera la red de teleprocesos.

Digitador:

Opera los equipos de entrada de datos.

Digita la información que está en los documentos de trabajo.

Se orienta en la operatividad, por las guías de usuario.

Digitación. 2. DESARROLLO PROFESIONAL Y PROGRAMAS DE CAPACITACION

2.1 DESARROLLO PROFESIONAL El desarrollo profesional del personal varía de acuerdo al nivel y al tipo de servicio, es recomendable contar con un programa de sucesión de ejecutivos y técnicos. Se debe tener presente que el profesional siempre debe asumir retos y es su habilidad y conocimientos, el superarlos.

Formación de programas de sucesión (“Quién remplaza a quién”), designado a la persona, tiempo requerido y acciones a tomarse.

2.2 PROGRAMAS DE CAPACITACION

El entrenamiento permanente del personal es fundamental, tiene que estar basado en el Programa de Sucesión y el Plan de Sistemas.

El programa de sucesión determina que tipo de preparación es necesaria para las personas designadas a cargos de supervisión y dirección.

El plan de sistemas determina que personas deben ser preparadas para el apoyo eficiente a los proyectos, incluye a las áreas usuarias.

El programa de capacitación es elaborado por los jefes de las áreas respectivas, aprobados en Comité de Gerencia del Area de Informática.

El programa de capacitación de las áreas usuarias debe ser aprobado por las Gerencias Usuarias, Direcciones Usuarias ó Departamentos Usuarias.

Se debe designar responsable de la coordinación y ejecución del Programa de Capacitación. Estas deben ser períódicas y permanentes.

Las capacitaciones se pueden realizar dentro de la institución, como fuera de ellas, en centros especializados de enseñanza, llamense institutos, universidades, escuelas de formación técnica, otros.

IV.SERVICIO DE PROCESAMIENTO DE DATOS CENTRALIZADO, DISTRIBUIDO Y COMPUTO PERSONAL

PROCESAMIENTO DE DATOS CENTRALIZADO/DISTRIBUIDO

1. CARACTERISTICAS

Se distinguen dos tipos de procesamiento de datos:

BATCH o LOTES:

Para procesar gran volumen de datos a nivel de documentos y reportes. Proceso en lotes (batch), por etapas.

La duración del proceso generalmente es minutos/hora.

Se procesa de acuerdo al cronograma de trabajo.

EN LINEA (Procesamiento continuo):

Bajo volumen de datos, resultados por pantalla. Duración de (1seg./2 seg.).

Se ejecuta por decisión del usuario en cualquier momento.

La información se deposita y extrae de servidores de datos, por lo general, haciendo uso de redes de datos.

2. SECUENCIA OPERATIVA - Batch Se refiere a los pasos que se siguen, por lo común para procesar la información.

Recepción de documentos fuentes de usuarios. Control de calidad de documentos.

Proceso de ingreso de datos. (Data Entry).

Procesamiento del sistema de información.

Emisión de resultados. (Reportes).

Control de calidad de reportes.

Distribución de reportes a usuarios

3. RECURSOS DISPONIBLES Se refiere a los equipos, ambientes adecuados para realizar sus actividades de procesamiento de información, como:

Equipos de cómputo (computadoras, impresoras, rastreadores o scanners, modems, routeadores, concentradores o hubs, otros). Biblioteca de archivos magnéticos para almacenar datos de resguardo y datos históricos.

Almacén de formas contínuas y equipos de cómputo, constituido por lo general por computadoras e impresoras de alta velocidad y tipo matricial.

Equipos de acondicionamiento de temperatura, relacionado con equipos de aire acondiconado y similares.

Equipos de generación de energía eléctrica (UPS, grupo electrógeno). Importantes para evitar pérdidas de información por falta de energía eléctrica, cuyo suceso de ocurrencia es factible.

Equipos de prevención de incendios. (Sistema de detección, alarmas y extinguidores). Relacionados con la Seguridad de la Información (Ver Metodologías sobre Seguridad de la Información-INEI)

Equipos de comunicación (Telefonía, radio, busca-personas). Importante para solucionar problemas que se suscitan fortuitamente, y que permiten localizar al personal relacionado con esos hechos y que pueda dar solución.

4. ACTIVIDADES PRINCIPALES

Planificar, dirigir y controlar la operación de los sistemas de información. Organizar equipos de trabajo de personal en apoyo a labores de recepción de documentos.

Control de calidad de documentos de entrada y reportes emitidos, operación de sistemas y distribución de reportes a los usuarios y áreas de la organización que lo solicitaron.

Operación de comunicación de datos.

Servicio de Teleprocesamiento, asistencia a usuarios referentes a línea de comunicación, problemas de uso de equipos, configuración, virus informáticos, otros.

Planificación, dirección y control del mantenimiento de equipos de cómputo y eléctricos.

Administración personal como tambien organizar turnos de trabajo, de preferencia usando software de administración de proyectos.

Definir y mantener procedimientos de las actividades de Procesamiento de Datos.

5. ACTIVIDADES PUNTUALES

Revisar y ejecutar simulacro de planes de Contingencia de acuerdo a metodologías establecidas, como las publicadas por el INEI Planes de emergencia por corte de fluido eléctrico.

Llevar a efecto programas de capacitación al personal por cambio de equipos y software (sistema operativo, utilitarios, seguridad y comunicación de datos). Esta actividad debe realizarse en forma periódica y permanente.

6. PUESTO

Supervisor del proceso de datos: Encargado del control dentro del área del procesamiento de datos, llevando la supervisión del uso correcto de equipos y el adecuado procesamiento de la información por parte de los digitadores y personal involucrado en esta actividad. Supervisor del control de calidad: Encargado de verificar la calidad de la información y su adecuado tratamiento desde la entrada de datos hasta la salida de datos, a través de los diversos medios. Este control se realiza por muestreos de acuerdo a técnicas ya establecidas.

Supervisor del ingreso de datos.

Bibliotecario de medios magnéticos.

Operador de consola, aquella persona que usa un teclado y dispone de una pantalla para el ingreso y salida de datos.

Operador de periféricos, encargado de la operación de los diversos periféricos de cómputo, como: impresoras de todo tipo, uso de plotter, scanners, otros.

Operador de teleprocesos / comunicación de datos, encargado de la supervisión, mantenimiento y operación de las redes de datos y enlaces a distancias.

Digitador, persona que hace ingreso de información desde un terminal de cómputo.

7. RELACIONES INTERNAS Referidas al interior del centro de información:

Servicio de Desarrollo y mantenimiento de sistemas. Servicio de Soporte Técnico.

Reuniones de trabajo / coordinación permanente.

8. RELACIONES EXTERNAS Se dan con los siguientes entes:

Usuarios. Proveedores (Soporte, Mantenimiento de equipos, Formas cotinuas y Medios magnéticos).

Compras / Almacén.

Llamadas telefónicas.

Reuniones de trabajo / Coordinación.

Ordenes de compra / Ordenes de atención de almacén.

9. NIVELES DE EXIGENCIA Se tienen las siguientes características:

Servicio Real y Patente. Actitud Personal.

Vocación de Servicio a Clientes.

El cliente es lo más importante.

V. SERVICIO DE SOPORTE TECNICO EN COMUNICACIONES DE DATOS, SEGURIDAD, SISTEMAS OPERATIVOS

Se tienen en consideración, los siguientes puntos:

1. FUNCIONES PRINCIPALES

 Brindar asesoramiento técnico en tecnología de Base de Datos, Sistemas Operativos y Comunicación de Datos.

Automatización de Oficinas, Automatización de Control de Procesos, Estándares, Seguridad y Auditoría de Sistemas, a la Gerencia, al personal de Desarrollo de Sistemas y de Procesamiento de Datos.

 Responsable de la instalación y mantenimiento del software básico y de software de aplicaciones. 

 Evaluar alternativas de paquetes de software básico y de soporte de aplicaciones. 

 Implementar programas de capacitación en el uso del software. 

 Asesorar a la Gerencia en el planeamiento de la capacidad de cómputo. 

 Evaluar alternativas de equipamiento de cómputo y de comunicación de datos. 

 Evaluar estándares sobre el uso de equipos y programas. 

 Establecer los procedimientos de seguridad en equipos y programas. 

 Implementar acciones de Auditoría de sistemas, basados en plan de control. 

 Implementar una organización en apoyo a usuarios, referente a problemas técnicos en el uso de software y hardware. 

 Participar en equipos de trabajo de los proyectos informáticos que requieren asistencia técnica especializada en aspectos de Soporte Técnico. 

 Responsable de instalación de equipos y de facilidad de Comunicación de Datos.

2. PUESTOS

Ejecutivos:

Gerente de Soporte Técnico: Encargado de dirigir y administrar el área de Soporte Técnico, así como relacionarse con las otras áreas del centro de cómputo. Formula y administra proyectos (programas de mantenimiento relacionados con ésta área).

Jefe de Soporte Técnico: Encargado de supervisar las actividades cotidianas en el área de soporte técnico, así como de llevar a la práctica los diversos proyectos y programas establecidos por la Gerencia.

Técnicos:

Sistemas Operativos: Personal relacionado con el uso y operación de los diversos sistemas operativos en un centro de cómputo. Se tienen: Analista de Sistemas Operativos Programador de Sistemas.

Base de datos: Relacionados con la administración de la información contenida en base de datos, y empleando herramientas de administración y mantenimiento de base de datos. Se tienen: Administrador de Base de datos. Administrador de datos.

Comunicación de datos: Personal Analista de Teleprocesos. Administrador de Red de Teleprocesos.

Seguridad: Analista de Seguridad

Estándares: Analista de Estándares en informática.

Planeamiento de la Capacidad: Analista de Configuración.

Inteligencia Artificial: Ingeniero de Conocimiento.

Auditoría de Sistemas: Auditor de Sistemas, encargado de la revisión y control de los procedimientos administrativos y operacionales, relacionados con centros de cómputo.

Apoyo: Electricista Técnico en telefonía.

3. RELACIONES INTERNAS

Con Servicio de Procesamiento de datos y Servicio de Desarrollo y Mantenimiento. Medios:

Equipos de trabajo. Reunión/coordinación de trabajo.

4. RELACIONES EXTERNAS

Usuarios: Proveedores de Equipos y Programas. Soporte Técnico de proveedores.

Medios:

Reuniones de trabajo/coordinación. Llamadas telefónicas/ FAX. Comunicación entre computadoras. El nivel de exigencia debe tener profesionalismo, servicio real y patente.

VI. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL EJECUTIVO, TECNICO Y ADMINISTRATIVO